Cos'è un numero di ordine di acquisto?
Un numero di ordine di acquisto (PO) è un codice alfanumerico assegnato a una particolare richiesta di acquistare qualcosa. Molto spesso, i numeri di PO sono usati internamente dalle aziende per tenere traccia dei propri acquisti. Alcune aziende, tuttavia, assegneranno i codici a tutte le loro vendite e daranno numeri di PO ai propri clienti in modo che i clienti possano tenere traccia dei propri ordini. Questi codici possono essere in qualsiasi formato alfanumerico e molte aziende useranno lettere o numeri specifici per indicare determinate cose sull'ordine, come ciò che viene venduto, la posizione, l'acquirente e la data.
Utilizzo all'interno delle società
In molte aziende, un numero di ordine di acquisto viene assegnato dopo che un dipendente o un dipartimento presenta una richiesta per l'ordine di determinati beni o servizi. La richiesta di solito viene formalmente inviata a un agente di acquisto utilizzando quello che è noto come modulo di richiesta. Se la richiesta viene approvata, viene creato un ordine di acquisto e viene assegnato un numero di ordine di acquisto. A quel punto, l'ordine è effettuato con aNOTher Company, che spesso registra il numero PO dell'acquirente per l'inclusione sui dettagli dell'ordine.
Mentre il fornitore prepara una lista di spedizione o imballaggio per andare con l'ordine del cliente, il numero di PO è in genere incluso nei dettagli. Ciò consente all'agente ricevente dell'acquirente di verificare la quantità e il tipo di merci consegnate e confermare che la spedizione è associata a un ordine adeguatamente autorizzato. Il numero dell'ordine di acquisto appare anche sulla fattura e su qualsiasi altro documento che il venditore fornisce al cliente. Da questo punto di vista, il numero di PO accelera la programmazione del pagamento al venditore e consente di essere instradati alla merce al dipartimento adeguato.
Il numero di PO consente inoltre alla società di applicare i costi al budget del dipartimento che ha effettuato l'ordine. Fornisce inoltre al reparto contabilità pagabile la verifica che la spesaè legittimo. Il pagamento può quindi essere reso al fornitore.
Format
La costruzione esatta e la durata di un numero di ordine di acquisto varieranno da una società all'altra. Molte aziende che operano in più siti utilizzeranno i primi caratteri del codice per identificare la posizione che ha effettuato l'ordine, come "Chi" per rappresentare una struttura a Chicago. I prossimi personaggi potrebbero identificare il dipartimento specifico che ha effettuato l'ordine, come "RD" per rappresentare il dipartimento di ricerca e sviluppo. Pertanto, il numero di PO per un ordine effettuato dal dipartimento di ricerca e sviluppo di un'azienda a Chicago potrebbe iniziare con "Chird", seguito da altri personaggi alfanumerici che forniscono ulteriori informazioni sull'ordine.
Le aziende di solito strutturano i loro numeri di PO in qualunque modo funzioni meglio con i loro sistemi di tracciamento interno. Alcuni fanno anche uso di trattini o spazi, che possono aiutare quando solo determinati caratteri all'interno di un numero di PO devono essere letti per uno specificoscopo fic. In risposta all'ampia varietà di lunghezze e formati che possono essere utilizzati, molti fornitori configurano i campi nei database di monitoraggio degli ordini per consentire di utilizzare un numero qualsiasi di caratteri - anche 30 o più - in un numero di ordine di acquisto.