O que é um número de pedido de compra?
Um número de pedido de compra (PO) é um código alfanumérico atribuído a uma solicitação específica para comprar algo. Na maioria das vezes, os números de PO são usados internamente pelas empresas para rastrear suas próprias compras. Algumas empresas, no entanto, atribuem códigos a todas as suas vendas e fornecerão números de PO a seus clientes para que os clientes possam rastrear seus pedidos. Esses códigos podem estar em qualquer formato alfanumérico, e muitas empresas usarão letras ou números específicos para indicar certas coisas sobre o pedido, como o que está sendo vendido, o local, o comprador e a data.
Use nas empresas
Em muitas empresas, um número de pedido de compra é atribuído depois que um funcionário ou um departamento enviar uma solicitação para a ordem de certos bens ou serviços. A solicitação geralmente é formalmente enviada a um agente de compras usando o que é conhecido como formulário de requisição. Se a solicitação for aprovada, um pedido de compra será criado e recebe um número de pedido de compra. Nesse ponto, a ordem é feita com umNother Company, que geralmente registra o número PO do comprador para inclusão nos detalhes do pedido.
Como o fornecedor prepara uma lista de remessa ou embalagem para acompanhar o pedido do cliente, o número PO normalmente é incluído nos detalhes. Isso torna possível para o agente receptor do comprador verificar a quantidade e o tipo de mercadorias entregues e confirmar que a remessa está associada a uma ordem adequadamente autorizada. O número do pedido de compra também aparece na fatura e em qualquer outra documentação que o fornecedor entregue ao cliente. Nessa perspectiva, o número PO acelera o agendamento de pagamento ao fornecedor e permite que as mercadorias sejam roteadas para o departamento adequado.
O número PO também possibilita que a empresa aplique o custo ao orçamento do departamento que fez o pedido. Ele também fornece ao departamento de contas a pagar com verificação de que a despesaé legítimo. O pagamento pode então ser renderizado ao fornecedor.
formato
A construção exata e a duração de um número de pedido de compra variarão de uma empresa para outra. Muitas empresas que operam em vários sites usarão os primeiros caracteres do código para identificar o local que colocou o pedido, como "Chi" para representar uma instalação em Chicago. Os próximos caracteres podem identificar o departamento específico que colocou a ordem, como "RD" para representar o departamento de pesquisa e desenvolvimento. Assim, o número PO para um pedido feito pelo departamento de pesquisa e desenvolvimento de uma empresa em Chicago pode começar com "Chird", seguido por outros personagens alfanuméricos que fornecem mais informações sobre o pedido.
As empresas geralmente estruturam seus números de PO da maneira que funcionam melhor com seus sistemas de rastreamento internos. Alguns também fazem uso de traços ou espaços, o que pode ajudar quando apenas certos caracteres dentro de um número PO precisam ser lidos para um especiFICE FIC. Em resposta à grande variedade de comprimentos e formatos que podem ser usados, muitos fornecedores configuram os campos em seus bancos de dados de rastreamento de pedidos para permitir que qualquer número de caracteres - mesmo 30 ou mais - seja usado em um número de pedido de compra.