O que é um número de pedido de compra?
Um número de pedido (PO) é um código alfanumérico atribuído a uma solicitação específica para comprar algo. Na maioria das vezes, os números de pedidos são usados internamente pelas empresas para rastrear suas próprias compras. Algumas empresas, no entanto, atribuirão códigos a todas as suas vendas e fornecerão números de pedidos aos seus clientes para que eles possam rastrear seus pedidos. Esses códigos podem estar em qualquer formato alfanumérico e muitas empresas usarão letras ou números específicos para indicar algumas coisas sobre o pedido, como o que está sendo vendido, o local, o comprador e a data.
Uso nas empresas
Em muitas empresas, um número de pedido de compra é atribuído depois que um funcionário ou departamento envia uma solicitação para o pedido de certos bens ou serviços. A solicitação geralmente é formalmente enviada a um agente de compras usando o que é conhecido como formulário de requisição. Se a solicitação for aprovada, um pedido é criado e recebe um número de pedido. Nesse ponto, o pedido é feito com outra empresa, que geralmente registra o número do pedido do comprador para inclusão nos detalhes do pedido.
À medida que o fornecedor prepara uma lista de remessa ou embalagem para acompanhar o pedido do cliente, o número do pedido é normalmente incluído nos detalhes. Isso possibilita ao agente receptor do comprador verificar a quantidade e o tipo de mercadoria entregue e confirmar que a remessa está associada a um pedido devidamente autorizado. O número do pedido de compra também aparece na fatura e em qualquer outra documentação que o fornecedor fornecer ao cliente. Nessa perspectiva, o número do pedido agiliza o agendamento do pagamento ao fornecedor e permite que as mercadorias sejam encaminhadas para o departamento apropriado.
O número do pedido também possibilita que a empresa aplique o custo ao orçamento do departamento que fez o pedido. Também fornece ao departamento de contas a pagar a verificação de que a despesa é legítima. O pagamento pode ser renderizado ao fornecedor.
Formato
A construção exata e o comprimento de um número de pedido de compra variam de uma empresa para outra. Muitas empresas que operam em vários locais usarão os primeiros caracteres do código para identificar o local que fez o pedido, como "CHI" para representar uma instalação em Chicago. Os próximos caracteres podem identificar o departamento específico que fez o pedido, como "RD" para representar o departamento de pesquisa e desenvolvimento. Portanto, o número do pedido de um pedido feito pelo departamento de pesquisa e desenvolvimento de uma empresa em Chicago pode começar com "CHIRD", seguido por outros caracteres alfanuméricos que fornecem mais informações sobre o pedido.
As empresas geralmente estruturam seus números de pedidos da maneira que funcionar melhor com seus sistemas de rastreamento interno. Alguns também usam traços ou espaços, o que pode ajudar quando apenas certos caracteres em um número de pedido precisam ser lidos para uma finalidade específica. Em resposta à grande variedade de comprimentos e formatos que podem ser usados, muitos fornecedores configuram os campos em seus bancos de dados de rastreamento de pedidos para permitir que qualquer número de caracteres - até 30 ou mais - seja usado em um número de pedido.