Co je číslo objednávky?

Číslo objednávky (PO) je alfanumerický kód, který je přiřazen konkrétní žádosti o něco koupit. Nejčastěji jsou čísla PO interně používána podniky ke sledování jejich vlastních nákupů. Některé společnosti však přiřadí veškerý svůj prodej kódům a svým zákazníkům přidělí čísla PO, aby zákazníci mohli sledovat jejich objednávky. Tyto kódy mohou být v jakémkoli alfanumerickém formátu a mnoho společností bude používat konkrétní písmena nebo čísla k označení určitých věcí o objednávce, jako je například to, co se prodává, místo, kupující a datum.

Použití ve společnostech

V mnoha společnostech je číslo objednávky přiděleno poté, co zaměstnanec nebo oddělení podá žádost o objednávku určitého zboží nebo služeb. Žádost se obvykle formálně podá kupujícímu agentovi pomocí tzv. Rekvizičního formuláře. Pokud je žádost schválena, je vytvořena objednávka a je jí přiděleno číslo objednávky. V tomto okamžiku je objednávka zadána u jiné společnosti, která často zaznamenává číslo objednávky kupujícího pro zahrnutí do detailu objednávky.

Protože prodejce připravuje seznam zásilek nebo balíků s objednávkou zákazníka, číslo objednávky je obvykle zahrnuto do detailu. To umožňuje, aby přijímající agent kupujícího ověřil množství a druh dodaného zboží a potvrdil, že zásilka je spojena s řádně autorizovanou objednávkou. Číslo objednávky se také objeví na faktuře a všech dalších dokladech, které prodejce poskytne zákazníkovi. Z tohoto hlediska číslo PO urychluje plánování plateb dodavateli a umožňuje směrování zboží do příslušného oddělení.

Číslo objednávky také umožňuje společnosti použít náklady na rozpočet oddělení, které zadalo objednávku. Rovněž poskytuje oddělení závazků k účtům ověření, zda jsou výdaje legitimní. Platba pak může být provedena prodejci.

Formát

Přesná konstrukce a délka čísla objednávky se u jednotlivých společností liší. Mnoho podniků, které působí na více webech, použije několik prvních znaků kódu k identifikaci místa, které zadalo objednávku, jako je například „CHI“, které představuje zařízení v Chicagu. Několik dalších znaků může identifikovat konkrétní oddělení, které zadalo objednávku, například „RD“ zastupující oddělení výzkumu a vývoje. Číslo objednávky objednávky zadané výzkumným a vývojovým oddělením společnosti v Chicagu tedy může začínat řetězcem „CHIRD“, po němž následují další alfanumerické znaky, které poskytují více informací o objednávce.

Společnosti obvykle strukturují své PO čísla jakýmkoli způsobem, který nejlépe funguje s jejich interními sledovacími systémy. Někteří také používají pomlčky nebo mezery, což může pomoci, když je třeba pro určitý účel přečíst jen určité znaky v rámci čísla PO. V reakci na širokou škálu délek a formátů, které lze použít, mnoho dodavatelů konfiguruje pole ve svých databázích pro sledování objednávek tak, aby v počtu objednávek bylo možné použít libovolný počet znaků - i 30 a více.