Vad är ett beställningsnummer?
Ett inköpsordernummer är en alfanumerisk kod som tilldelas en viss begäran om att köpa något. Oftast används PO-nummer internt av företag för att spåra sina egna inköp. Vissa företag tilldelar dock koder till all sin försäljning och ger PO-nummer till sina kunder så att kunderna kan spåra sina beställningar. Dessa koder kan vara i valfritt alfanumeriskt format, och många företag kommer att använda specifika bokstäver eller siffror för att ange vissa saker om beställningen, som vad som säljs, platsen, köparen och datumet.
Använd inom företag
I många företag tilldelas ett inköpsordernummer när en anställd eller en avdelning lämnar in en begäran om beställning av vissa varor eller tjänster. Begäran skickas vanligtvis formellt till en inköpsagent med hjälp av det som kallas en rekvisitionsformulär. Om begäran godkänns skapas en inköpsorder och tilldelas ett inköpsordernummer. Vid den tidpunkten placeras beställningen hos ett annat företag, som ofta registrerar köparens postnummer för inkludering i orderdetaljen.
När leverantören förbereder en leverans- eller paketlista för att följa kundens beställning, inkluderas typiskt PO-numret på detaljerna. Detta gör det möjligt för köparens mottagande agent att kontrollera mängden och typen av levererade varor och att bekräfta att leveransen är förknippad med en korrekt godkänd order. Köpordernumret visas också på fakturan och alla andra pappersarbete som säljaren ger kunden. Ur detta perspektiv påskyndar PO-numret schemaläggningen av betalningen till leverantören, och det gör att varorna kan dirigeras till rätt avdelning.
PO-numret gör det också möjligt för företaget att tillämpa kostnaderna på budgeten för den avdelning som har beställt. Det ger också kontot som ska betalas verifiering av att utgifterna är legitima. Betalning kan sedan betalas till säljaren.
Formatera
Den exakta konstruktionen och längden på ett beställningsnummer kommer att variera från ett företag till ett annat. Många företag som verkar på flera platser kommer att använda de första tecken i koden för att identifiera platsen som placerade ordern, till exempel "CHI" för att representera en anläggning i Chicago. De kommande tecknen kan identifiera den specifika avdelning som beställde, till exempel "RD" för att representera forsknings- och utvecklingsavdelningen. Således kan PO-numret för en beställning som utförs av ett företags forsknings- och utvecklingsavdelning i Chicago börja med "CHIRD" följt av andra alfanumeriska tecken som ger mer information om beställningen.
Företag strukturerar vanligtvis sina PO-nummer på vilket sätt som helst som fungerar bäst med sina interna spårningssystem. Vissa använder också streck eller mellanslag, vilket kan hjälpa till när bara vissa tecken inom ett PO-nummer behöver läsas för ett specifikt syfte. Som svar på det stora utbudet av längder och format som kan användas konfigurerar många leverantörer fälten i sina beställningsspårningsdatabaser så att ett antal tecken - till och med 30 eller mer - kan användas i ett inköpsordernummer.