Wat is een autorisatie voor retourzending?
Een autorisatie voor retourneringsgoederen is goedkeuring van de verkoper van goederen die de koper in staat stelt deze naar de verkoper te verzenden voor reparatie, vervanging, tegoed of terugbetaling. Het machtigt de klant om de goederen te retourneren, en het unieke identificatienummer dat op het verzendetiket staat, machtigt de verzend- en ontvangende afdeling van de verkoper om de levering van het pakket met de retour te accepteren. Een lange tijd nietje van postordertransacties, autorisaties voor retourzendingen (RMA's), in sommige markten retourgoederen (RGA's) genoemd, werd aan het einde van de 20e eeuw veel gebruikelijker toen retailers steeds meer de wereld van online handel betraden. De resulterende langeafstandsverkopen maakten de levering en retour van goederen steeds afhankelijker van verzending en postdiensten.
In de meeste gevallen, wanneer goederen worden verkocht, heeft de koper het recht deze te retourneren. In de meeste traditionele winkelomgevingen heeft de winkelier een specifiek beleid met betrekking tot het retourneren van goederen, meestal beperkt tot een relatief korte periode na de aankoop, en verder het specificeren van minimumnormen voor de staat van goederen die worden teruggestuurd voor terugbetaling of tegoed. De klant brengt de goederen terug naar de winkel met documentatie van de aankoop, meestal een ontvangstbewijs, en presenteert deze voor teruggave. Als de omstandigheden in overeenstemming zijn met het retourbeleid van de verkoper, accepteert de verkoper de geretourneerde goederen en geeft de terugbetaling of het tegoed. De goederen worden meestal opnieuw in de inventaris van de verkoper geplaatst en klaargemaakt voor verkoop.
Kopers van goederen uit postorderbedrijven en online bronnen hebben over het algemeen hetzelfde recht om goederen terug te sturen, maar het proces vormt voor de verkoper meer een logistieke uitdaging. In de traditionele omgeving worden retouren bijvoorbeeld één voor één afgehandeld en meestal ter plaatse door de verkoper onderzocht. Al het papierwerk wordt ook ter plaatse afgehandeld, evenals de terugbetaling of het tegoed, en de transactie is voltooid wanneer de klant wegloopt. Wanneer een postorder of online klant het retourproces initieert en het verzoek in overeenstemming is met het retourbeleid van de verkoper, wordt een autorisatie voor retourzending afgegeven. In veel gevallen wordt de autorisatie voor retourgoederen omwille van de efficiëntie en de verantwoordelijkheid voor het milieu opgenomen in het verzendetiket dat wordt gebruikt om de goederen te leveren, en kan de klant het verzendetiket opnieuw gebruiken om de goederen te retourneren. Anders schrijft de klant, wanneer hij het verzendetiket voorbereidt op de retourzending, eenvoudig het autorisatienummer van de retourzending ergens op het etiket.
Het retourproces over lange afstand is vrijwel hetzelfde als het proces in de winkel. De autorisatie voor retourzending bevat meestal alle informatie die in de winkel zou worden vastgelegd en wordt vaak afgedrukt op hetzelfde document dat de verkoper als verzendetiket aan de klant verstrekt, zodat de relevante informatie van het etiket kan worden gelezen of gescand zonder om het pakket bij ontvangst te openen, waardoor de levering van het retourpakket op de juiste locatie wordt vergemakkelijkt. Wanneer het retourpakket wordt geopend, wordt de staat van de geretourneerde goederen onderzocht en wordt, indien aanvaardbaar, de terugbetaling of het tegoed afgegeven.
Een autorisatie voor het retourneren van goederen is dus eenvoudigweg het terugdringen van het retourproces tot schriftelijk om het proces van retourzending over lange afstand voor terugbetaling te vergemakkelijken. Hetzelfde proces wordt meestal toegepast op de verzending van goederen naar de verkoper voor reparatie of vervanging. In alle gevallen weerspiegelt het autorisatieproces voor retourgoederen het proces dat wordt gevolgd wanneer klanten goederen naar de vestiging van de verkoper brengen om het te retourneren.