Vad är en returvarutillstånd?
En returvarutillstånd är godkännande från säljaren av varor som gör det möjligt för köparen att skicka det till säljaren för reparation, ersättning, kredit eller återbetalning. Det bemyndigar kunden att returnera varorna, och dess unika identifieringsnummer skrivet på fraktetiketten tillåter säljarens frakt- och mottagningsavdelning att acceptera leverans av paketet som innehåller returen. En lång tid av häftning av postorderorder, returvarutillstånd (RMA), kallade returvarutillstånd (RGA: er) på vissa marknader, blev mycket vanligare i slutet av 1900-talet när detaljhandlare i allt högre grad kom in i världshandeln. Den resulterande långdistansförsäljningen gjorde leverans och retur av varor mer och mer beroende av frakt- och posttjänster.
I de flesta fall, när varorna säljs, har köparen rätt att returnera dem. I de flesta traditionella detaljhandelsinställningar har återförsäljaren en specifik policy med avseende på varuåterlämnande, som vanligtvis begränsar dem till en relativt kort tid efter köpet och specificerar ytterligare minimistandarder för villkoren för varor som returneras för återbetalning eller kredit. Kunden tar med varan tillbaka till butiken med dokumentation om köpet, vanligtvis ett kvitto och presenterar det för retur. Om omständigheterna överensstämmer med säljarens returpolicy accepterar säljaren den returnerade varan och utfärdar återbetalning eller kredit. Varan förvaras vanligtvis i säljarens lager och förbereds för försäljning.
Köpare av varor från postorder och onlinekällor har i allmänhet samma rätt att returnera varor, men processen ger mer en logistisk utmaning för säljaren. I den traditionella miljön hanteras till exempel returerna en och en och undersöks vanligtvis på plats av säljaren. Allt pappersarbete hanteras också på plats, liksom återbetalning eller kredit, och transaktionen är klar när kunden går bort. När en postorder eller onlinekund inleder returprocessen, om begäran är i överensstämmelse med säljarens returpolicy, utfärdas en returvarutillstånd. I många fall, av effektivitetsskäl såväl som miljöansvar, är returvarutillståndet införlivat i fraktetiketten som används för att leverera varorna, och sedan kan kunden återanvända fraktetiketten för att returnera varorna. Annars, när kunden förbereder fraktetiketten för returen, skriver han helt enkelt returvaran tillstånd nummer någonstans på etiketten.
Återvändningsprocessen på lång avstånd är ungefär densamma som i butiken. Tillståndet för returvaror fångar vanligtvis all information som skulle registreras i butik och är ofta tryckt på samma dokument som säljaren tillhandahåller kunden som leveransetikett, så relevant information kan läsas eller skannas från etiketten utan att ha att öppna paketet vid mottagandet, underlätta leveransen av returpaketet till rätt plats. När returpaketet öppnas undersöks villkoren för de returnerade varorna, och om det är acceptabelt utfärdas återbetalningen eller krediten.
En returvarutillstånd är alltså helt enkelt en minskning av returprocessen till skrivning för att underlätta processen för att returnera varor långt för återbetalning. Samma process tillämpas vanligtvis vid leverans av varor till säljaren för reparation eller utbyte. I samtliga fall speglar godkännandeprocessen för returvaror processen som följts när kunder överför varor till säljarens anläggning för att returnera den.