Qu'est-ce qu'une autorisation de retour de marchandise?
Une autorisation de retour de marchandise est une approbation du vendeur de marchandise qui permet à l'acheteur de l'expédier au vendeur pour réparation, remplacement, crédit ou remboursement. Il autorise le client à renvoyer la marchandise et son numéro d'identification unique, inscrit sur l'étiquette d'expédition, autorise le service d'expédition et de réception du vendeur à accepter la livraison du colis contenant le retour. Les transactions de vente par correspondance, les autorisations de retour de marchandise (RMA) sur certains marchés, sont devenues de plus en plus courantes vers la fin du XXe siècle, les détaillants étant de plus en plus présents dans le monde du commerce en ligne. Les ventes à distance qui en ont résulté ont rendu la livraison et le retour de la marchandise de plus en plus dépendants des services de transport et de courrier.
Dans la plupart des cas, lorsqu’un produit est vendu, l’acheteur a le droit de le retourner. Dans la plupart des établissements de vente au détail traditionnels, le détaillant applique une politique spécifique en matière de retour de marchandises, le limitant généralement à une période relativement courte après l'achat et précisant des normes minimales pour la condition des produits retournés pour remboursement ou crédit. Le client ramène la marchandise au point de vente avec la documentation de l'achat, généralement un reçu, et la présente pour le retour. Si les circonstances sont conformes à la politique de retour du vendeur, celui-ci accepte la marchandise retournée et émet le remboursement ou le crédit. La marchandise est généralement réapprovisionnée dans l'inventaire du vendeur et préparée pour la vente.
Les acheteurs de marchandises provenant de sources de vente par correspondance et en ligne ont généralement le même droit de retourner des marchandises, mais le processus présente davantage un défi logistique pour le vendeur. Dans l'environnement traditionnel, par exemple, les retours sont traités un par un et généralement examinés sur place par le vendeur. Tous les documents sont également traités sur place, de même que le remboursement ou le crédit, et la transaction est terminée lorsque le client s'en va. Lorsqu'un client par correspondance ou en ligne initie le processus de retour, si la demande est conforme à la politique de retour du vendeur, une autorisation de retour de marchandise est émise. Dans de nombreux cas, pour des raisons d'efficacité et de responsabilité environnementale, l'autorisation de retour de marchandise est intégrée à l'étiquette d'expédition utilisée pour livrer les marchandises. Le client peut ensuite réutiliser l'étiquette d'expédition pour retourner les marchandises. Sinon, lorsque le client prépare l'étiquette d'expédition pour le retour, il écrit simplement le numéro d'autorisation de retour de la marchandise quelque part sur l'étiquette.
Le processus de retour longue distance est sensiblement le même que le processus en magasin. L’autorisation de retour de marchandise saisit généralement toutes les informations qui seraient enregistrées en magasin et est souvent imprimée sur le même document que le vendeur fournit au client sous forme d’étiquette d’expédition, afin que les informations pertinentes puissent être lues ou scannées sans que ouvrir le colis dès sa réception, facilitant ainsi la livraison du colis de retour au bon endroit. Lorsque le colis de retour est ouvert, l'état des produits retournés est examiné et, le cas échéant, le remboursement ou le crédit est émis.
Une autorisation de retour de marchandise est donc simplement la réduction du processus de retour à l'écriture afin de faciliter le processus de retour des marchandises sur de longues distances pour remboursement. Le même processus est généralement appliqué à l'expédition de marchandises au vendeur pour réparation ou remplacement. Dans tous les cas, le processus d'autorisation de retour de marchandise reflète le processus suivi lorsque les clients transportent la marchandise à la main dans l'établissement du vendeur pour la retourner.