Wat is een actie-item?

Een actie-item is een taak die moet worden volbracht, vaak als een stap in een groter project of onderneming. In het bedrijfsleven worden dergelijke items vaak toegewezen aan individuele of afdelingsleden van een projectteam, afhankelijk van beschikbaarheid en expertisegebied. In de meeste gevallen gaan actie-items vergezeld van een leverings- of vervaldatum, een datum waarop de taak moet zijn voltooid om andere taken op tijd te kunnen voltooien.

In grote zakelijke projecten is een projectmanager vaak verantwoordelijk voor het ontwikkelen en bijhouden van de lijst met actie-items, het toewijzen van elk actie-item en ervoor zorgen dat elk teamlid zijn vervaldata haalt. De ontwikkeling van de lijst is een vroege stap in elk projectplan en is van cruciaal belang voor het succes van het project. Elke vereiste actie moet worden geïdentificeerd en duidelijk omschreven zodat deze kan worden toegewezen aan een verantwoordelijke partij. Het is ook van cruciaal belang dat elk item op de juiste positie in de tijdlijn wordt geplaatst, omdat andere acties afhankelijk kunnen zijn van de voltooiing van een eerder item.

Een team is bijvoorbeeld bezig met het ontwikkelen van een nieuw product voor een klant. Lijsttaken voor initiële actie-items kunnen het identificeren van het budget omvatten, het bepalen van de maximaal toegestane grootte, het verkrijgen van een definitieve bestelhoeveelheid en het uitzoeken van een door de klant gewenste datum. De volgende actieronde kan het ontwerpen van het product en het identificeren van materialen omvatten. Deze tweede takenronde kan zelfs niet worden gestart voordat de eerste takenronde is voltooid, omdat het type materiaal dat wordt geselecteerd en de complexiteit van het ontwerp aanzienlijk worden beïnvloed door de grootte van het item, het bestelde aantal, de tijd waarin een klaar is product moet worden geleverd, en het beschikbare budget. Als een persoon die verantwoordelijk is voor een taak in de eerste ronde zijn vervaldatum niet haalt, worden ook de vervaldatums voor alle volgende taakrondes teruggeschoven.

Tijdige voltooiing van een actie-item is ook van cruciaal belang omdat volgende actie-items soms niet kunnen worden geïdentificeerd totdat de resultaten van een taak zijn gerapporteerd. Een bureau dat is belast met het maken van een marketingplan voor een openbare universiteit, kan bijvoorbeeld iemand toewijzen om te achterhalen welke beperkingen gelden voor het gebruik van overheidsgeld voor promotieartikelen. Als het resultaat van dat onderzoek is dat dergelijke fondsen niet kunnen worden gebruikt om promotieartikelen te kopen, kan het daaropvolgende actie-item zijn om uit te zoeken of het college toegang heeft tot donorgelden die kunnen worden gebruikt. Als het antwoord op de eerste vraag is dat overheidsgeld mag worden gebruikt, maar dat promotieartikelen geen eetbare of drinkbare artikelen kunnen bevatten, is het volgende actie-item misschien om te bepalen welke niet-voedingsartikelen het beste zijn voor de universiteit.