Vad är en åtgärd?

En åtgärdspost är en uppgift som måste utföras, ofta som ett steg i ett större projekt eller företag. I affärer tilldelas sådana artiklar ofta till enskilda eller avdelningsmedlemmar i ett projektgrupp, beroende på tillgänglighet och kompetensområde. I de flesta fall åtföljs åtgärdsobjekt av en leverans eller förfallodag, ett datum då uppgiften måste utföras för att andra uppgifter ska kunna slutföras i tid.

I stora affärsprojekt är en projektledare ofta ansvarig för att utveckla och upprätthålla listan över åtgärdsposter, tilldela varje åtgärdspost och se till att varje teammedlem uppfyller sina förfallodatum. Utveckling av listan är ett tidigt steg i varje projektplan och är avgörande för att projektet ska lyckas. Varje åtgärd måste identifieras och tydligt definieras så att den kan tilldelas en ansvarig part. Det är också viktigt att varje objekt placeras i sin korrekta position på tidslinjen eftersom andra åtgärder kan vara beroende av att en tidigare artikel har slutförts.

Till exempel kan ett team arbeta för att utveckla en ny produkt för en klient. Inledande åtgärdsförteckningslistor kan inkludera att identifiera budgeten, bestämma den maximala tillåtna storleken, erhålla en slutlig orderkvantitet och framkalla ett behov efter datum från klienten. Nästa handlingsrunda kan inkludera design av produkten och identifiering av material. Den andra omgången med uppgifter kan inte ens starta förrän den första omgången med uppgifter är klar eftersom den valda materialtypen och designens komplexitet kommer att påverkas avsevärt av artikelns storlek, det beställda antalet, den tid då en färdig produkten måste levereras och den tillgängliga budgeten. Om en person som är ansvarig för en första omgång inte uppfyller hans förfallodatum, kommer förfallodagen för alla efterföljande uppdragsrunder också att skjutas tillbaka.

Att en åtgärdspost genomförs i tid är också avgörande eftersom efterföljande åtgärdsobjekt ibland inte kan identifieras förrän resultaten från en uppgift rapporteras. Till exempel kan en byrå som har till uppgift att skapa en marknadsföringsplan för ett offentligt universitet tilldela någon att ta reda på vilka begränsningar som gäller för användning av statliga medel för reklamartiklar. Om resultatet av denna undersökning är att sådana medel inte kan användas för att köpa reklamartiklar, kan det följande åtgärdsposten vara att ta reda på om högskolan har tillgång till givarfonder som kan användas. Om svaret på den inledande frågan är att statliga medel kan användas, men att reklamartiklar inte kan innehålla ätliga eller drickbara föremål, kan nästa åtgärdspost vara att identifiera vilka icke-livsmedel som är bäst för universitetet.