Wat is een interne kwaliteitscontrole?
Auditing binnen een bedrijf of organisatie is een beoordeling van de naleving. De interne kwaliteitscontrole is meestal gericht op het naleven van het bestaande kwaliteitsmanagementsysteem van het bedrijf, hoewel het ook andere gebieden kan behandelen, zoals wetten en overheidsvoorschriften. Interne kwaliteitscontroles zijn een proactief middel om de gereedheid voor een externe audit te bepalen en om gebieden te identificeren die verbetering behoeven.
Er zijn in wezen drie soorten of niveaus van controle die plaatsvinden in verband met een bedrijf of organisatie. Een externe kwaliteitscontrole, ook wel een externe audit of een audit op derde niveau genoemd, wordt uitgevoerd door een vorm van onafhankelijke entiteit, zoals een regelgevend agentschap. Het tweede niveau verwijst naar reacties van klanten of eindgebruikers. Het derde type, de interne kwaliteitscontrole, wordt uitgevoerd door een intern auditteam.
Een interne kwaliteitscontrole is een waardevol managementinstrument. Feedback uit andere bronnen, waaronder klanttevredenheid en bevindingen van externe audits, beschrijven de uiteindelijke resultaten. De interne kwaliteitscontrole biedt het management de middelen om bedrijfsprocedures en de effectiviteit van producten en diensten te onderzoeken alvorens dat punt te bereiken. De frequentie van audits varieert, afhankelijk van de omvang en aard van elk bedrijf, maar over het algemeen wordt aanbevolen om een audit eenmaal per jaar uit te voeren.
Normaal gesproken zal een checklist de fasen en afzonderlijke stappen van de audit begeleiden. Controlelijsten voor interne audits zijn specifiek voor elk bedrijf. De meeste zijn verfijnd en uitgebreid naarmate het bedrijf groeit en vele worden langdurig en gedetailleerd. Als ze goed zijn ingevuld, worden deze checklists een waardevolle bron voor het managementteam.
De meeste audits beginnen met een vergadering tussen de auditors en het managementteam om de reikwijdte van het proces te schetsen en eventuele vragen of opmerkingen aan te pakken. Deze stap wordt vervolgens herhaald aan het einde van de audit om kwesties van niet-naleving en aanbevolen corrigerende maatregelen te bespreken. Interne kwaliteitscontroles moeten niet uitsluitend gericht zijn op tekortkomingen, maar moeten ook gebieden van uitzonderlijke prestaties identificeren en wijzen op goede werkwijzen. Dit kan het algemene moreel vergroten en leiden tot een meer coöperatieve sfeer tijdens het auditproces.
Een van de belangrijkste stappen van de interne kwaliteitscontrole is de aanbeveling van corrigerende maatregelen die moeten worden genomen om de probleemgebieden aan te pakken. Over het algemeen zijn deze aanbevelingen niet optioneel en gaan ze vergezeld van een streefdatum voor naleving. De audit wordt pas als voltooid beschouwd nadat deze problemen zijn gecorrigeerd en opnieuw zijn onderzocht door het auditteam.