Hva er en intern kvalitetsrevisjon?
Revisjon i en virksomhet eller organisasjon er en vurdering av etterlevelse. Den interne kvalitetsrevisjonen fokuserer vanligvis på overholdelse av selskapets kvalitetsstyringssystem som er på plass, selv om det også kan omhandle andre områder, for eksempel lover og myndigheter. Interne kvalitetsrevisjoner er et proaktivt middel for å bestemme beredskapen for en ekstern revisjon og for å identifisere områder som må forbedres.
Det er i hovedsak tre typer eller nivåer av revisjon som skjer i forbindelse med en virksomhet eller organisasjon. En ekstern kvalitetsrevisjon, også kalt en tredjepartsrevisjon eller revisjon på tredje nivå, gjøres av en form for uavhengig enhet, for eksempel et reguleringsorgan. Det andre nivået refererer til reaksjoner fra kunder eller sluttbrukere. Den tredje typen, intern kvalitetsrevisjon, utføres av et internt revisjonsteam.
En intern kvalitetsrevisjon er et verdifullt styringsverktøy. Tilbakemeldinger fra andre kilder, inkludert kundetilfredshet og eksterne revisjonsfunn, viser de endelige resultatene. Den interne kvalitetsrevisjonen gir ledelsen midler til å undersøke selskapets prosedyrer og effektiviteten til produkter og tjenester før de når det punktet. Hyppigheten av revisjoner varierer, avhengig av størrelsen og arten av hver virksomhet, men det anbefales generelt at det foretas en revisjon en gang i året.
Normalt vil en sjekkliste lede stadiene og individuelle trinn i tilsynet. Sjekklister for interne revisjoner vil være spesifikke for hver virksomhet. De fleste er foredlet og utvidet etter hvert som virksomheten vokser, og mange blir lange og detaljerte. Riktig utfylt blir disse sjekklistene en verdifull ressurs for ledergruppen.
De fleste revisjoner begynner med et møte mellom revisorene og ledergruppen for å skissere omfanget av prosessen og adressere eventuelle spørsmål eller bekymringer. Dette trinnet gjentas deretter på slutten av tilsynet for å diskutere spørsmål om avvik og anbefalte korrigerende tiltak. Interne kvalitetsrevisjoner skal ikke utelukkende fokusere på mangler, men bør også identifisere områder med eksepsjonell ytelse og fremheve praksis som fungerer godt. Dette kan bygge generell moral og føre til en mer samarbeidende atmosfære under revisjonsprosessen.
Et av de viktigste trinnene i den interne kvalitetsrevisjonen er anbefalingen om korrigerende tiltak som bør tas for å løse problemområdene. Generelt er disse anbefalingene ikke valgfrie og ledsages av en måldato for overholdelse. Tilsynet anses ikke som fullstendig før disse problemene er korrigert og undersøkt på nytt av revisjonsteamet.