Vad är en intern kvalitetsrevision?
Revision inom ett företag eller organisation är en bedömning av efterlevnad. Den interna kvalitetsrevisionen fokuserar vanligtvis på att följa företagets kvalitetsstyrningssystem som finns på plats, även om det kanske också behandlar andra områden, till exempel lagar och statliga förordningar. Interna kvalitetsrevisioner är ett proaktivt sätt att bestämma beredskapen för en extern revision och identifiera områden som behöver förbättras.
Det finns i huvudsak tre typer eller nivåer av revision som sker i samband med ett företag eller organisation. En extern kvalitetsrevision, även kallad en tredjepartsrevision eller revision på tredje nivå, görs av någon form av oberoende enhet, t.ex. ett tillsynsmyndighet. Den andra nivån avser reaktioner från kunder eller slutanvändare. Den tredje typen, den interna kvalitetsrevisionen utförs av ett internt revisionsteam.
En intern kvalitetsrevision är ett värdefullt förvaltningsverktyg. Feedback från andra källor, inklusive kundnöjdhet och externa revisionsresultat, beskriver de slutliga resultaten. Den interna kvalitetsrevisionen ger ledningen möjlighet att undersöka företagets rutiner och effektiviteten hos produkter och tjänster innan den når den punkten. Revisionsfrekvensen varierar beroende på storleken och arten på varje verksamhet, men det rekommenderas i allmänhet att en revision genomförs en gång per år.
Normalt kommer en checklista att leda stadierna och enskilda steg i revisionen. Kontrolllistor för internrevisioner kommer att vara specifika för varje företag. De flesta förfinas och förstärks när verksamheten växer, och många blir långa och detaljerade. Korrekt ifyllda blir dessa checklistor en värdefull resurs för ledningsgruppen.
De flesta revisioner börjar med ett möte mellan revisorerna och ledningsgruppen för att beskriva omfattningen av processen och ta itu med eventuella frågor eller problem. Detta steg upprepas sedan i slutet av revisionen för att diskutera frågor om avvikelse och rekommenderade korrigerande åtgärder. Interna kvalitetsrevisioner bör inte uteslutande fokusera på brister, utan bör också identifiera områden med exceptionell prestanda och lyfta fram metoder som fungerar bra. Detta kan bygga övergripande moral och leda till en mer samverkande atmosfär under revisionsprocessen.
Ett av de viktigaste stegen i den interna kvalitetsrevisionen är rekommendationen om korrigerande åtgärder som bör vidtas för att hantera problemområdena. I allmänhet är dessa rekommendationer inte valfria och åtföljs av ett måldatum för efterlevnad. Revisionen anses inte vara fullständig förrän dessa frågor har korrigerats och granskats av revisionsteamet.