Wat is het in kaart brengen van bedrijfsprocessen?
Bedrijfsproceskaarten tonen een visuele stapsgewijze weergave van bedrijfsprocessen met als doel het verbeteren van bedrijfsprocesbeheer. Processen zijn gevallen waarin een reeks onderling verbonden mensen, machines of taken dezelfde output produceren. Het in kaart brengen van bedrijfsprocessen vertegenwoordigt visueel elk aspect van een bedrijf om de efficiëntie te helpen verbeteren, van ongevalsgevoelige fasen in een productielijn tot de afhandeling van interdepartementale post.
Processen die in kaart moeten worden gebracht, kunnen worden gedefinieerd door inputs, procedures, sequenties en outputs op te nemen. De kaartsoftware gebruikt vervolgens deze parameters om de kaart te maken. Kaarten kunnen eenvoudig of complex van aard zijn, afhankelijk van het formaat. Typische opties zijn het toevoegen van gelijktijdige actie en besluitvormingsprocessen, emotionele reacties en vertragingen. Kaarten kunnen op papier worden gemaakt, door middel van bedrijfsproces mapping software of meer complexe Business Process Management Systemen.
Voordelen van het samenstellen van proceskaarten zijn onder meer een eenvoudige diagnose van prestatievertragingen, evaluatie van systeemontwerp en beheer van bedrijfsprocessen. Door het proces van invoer tot uitvoer te visualiseren, kan het eenvoudiger worden om inefficiënties te identificeren. Proceskaarten individualiseren en isoleren variabelen die de waarde beïnvloeden, waardoor analisten de kans krijgen om processen te stroomlijnen, te innoveren en ambiguïteit te verwijderen. Bij het implementeren van nieuwe wijzigingen in het systeem helpen bedrijfsproceskaarten medewerkers hun nieuwe rollen te begrijpen, waardoor de overgang en productiviteitsvertraging die soms gepaard gaat met nieuwe apparatuur wordt versoepeld.
In kaart brengen van bedrijfsprocessen kan ook de behoeften aan extra personeel of training identificeren, analyses van taakbehoeften uitvoeren en een competentiemodelleringssysteem opzetten. Het stroomlijnen van organisaties vanuit het perspectief van human resource management helpt bij de organisatieontwikkeling. Medewerkers die bijvoorbeeld kunnen zien hoe hun baan in het grotere geheel past en ook de banen van anderen zien, kunnen een beter begrip krijgen van onevenwichtigheden in de werklast en hoe deze onevenwichtigheid de herverdeling kan beïnvloeden. Kleine intra-organisatorische groepen voeren doorgaans procesmapping uit en teamwerk dat nodig is om de kaarten te maken en te analyseren stimuleert communicatie, gemeenschaps- en groepskritisch denken.
Bedrijfsprocesmapping kan door elk bedrijf in elke branche worden gebruikt om processen te verbeteren. Het is intrinsiek vergelijkbaar en vaak uitwisselbaar met de volgende termen: systeemtaakanalyse, procesdiagrammen, stroomdiagrammen en werkmapping. Het doel van al deze tools is hetzelfde: processen verbeteren en waarde creëren. Differentiatie van deze voorwaarden wordt alleen belangrijk met betrekking tot inkoopbeheersoftware en bij het zoeken naar accreditatie.
Kwaliteitsbeheersystemen, zoals de ISO 9000, gebruiken proceskaarten om bedrijven te certificeren als geformaliseerde en gedocumenteerde bedrijfsprocessen. Accreditatie via de ISO 9000 garandeert geen kwaliteitsproducten of -services; het toont aandeelhouders, werknemers en klanten dat het deelnemende bedrijf een verbintenis heeft om hun bedrijfsprocessen te begrijpen en te verbeteren. Populariteit van bedrijven die accreditatie zoeken, houdt in dat het in kaart brengen van bedrijfsprocessen voor velen ook positieve effecten heeft gehad op het verhogen van de winstgevendheid en waarde.