O que é mapeamento de processos de negócios?
Os mapas de processos de negócios exibem uma representação visual passo a passo dos processos de negócios com o objetivo de melhorar o gerenciamento de processos de negócios. Processos são instâncias em que um conjunto de pessoas, máquinas ou tarefas inter-relacionadas trabalha para produzir a mesma saída. O mapeamento de processos de negócios representa visualmente qualquer aspecto de uma empresa para ajudar a aumentar a eficiência, desde estágios propensos a acidentes em uma linha de fabricação, até o manuseio de correspondências interdepartamentais.
Os processos a serem mapeados podem ser definidos incluindo entradas, procedimentos, seqüências e saídas. O software de mapeamento usa esses parâmetros para criar o mapa. Os mapas podem ser simples ou complexos por natureza, dependendo do formato. As opções típicas incluem adicionar processos simultâneos de ação e tomada de decisão, respostas emocionais e atrasos no tempo. Os mapas podem ser criados em papel, por meio de software de mapeamento de processos de negócios ou de sistemas de gerenciamento de processos de negócios mais complexos.
Os benefícios da construção de mapas de processos incluem o diagnóstico fácil de defasagens de desempenho, avaliação do design do sistema e gerenciamento de processos de negócios. Visualizar o processo da entrada à saída pode facilitar a identificação de ineficiências. Os mapas de processos individualizam e isolam variáveis que afetam o valor, dando aos analistas a chance de otimizar, inovar e remover a ambiguidade dos processos. Ao implementar novas alterações no sistema, os mapas de processos de negócios ajudam os funcionários a entender suas novas funções, facilitando o tempo de transição e o atraso da produtividade, às vezes associados a novos equipamentos.
O mapeamento de processos de negócios também pode identificar necessidades de pessoal ou treinamento adicional, concluir análises de necessidade de trabalho e estabelecer um sistema de modelagem de competências. A simplificação das organizações da perspectiva do gerenciamento de recursos humanos ajuda no desenvolvimento organizacional. Por exemplo, os funcionários que podem ver como seus empregos se encaixam no quadro geral e também os de outras pessoas podem obter uma melhor compreensão dos desequilíbrios nas cargas de trabalho e como esses desequilíbrios podem afetar a redistribuição. Pequenos grupos intra-organizacionais geralmente conduzem o mapeamento de processos e o trabalho em equipe necessário para criar e analisar os mapas incentiva a comunicação, a comunidade e o pensamento crítico do grupo.
O mapeamento de processos de negócios pode ser usado por qualquer empresa de qualquer setor para melhorar os processos. É intrinsecamente semelhante e geralmente intercambiável com os seguintes termos: análise de tarefas do sistema, diagramação de processos, gráficos de fluxo e mapeamento de trabalho. O objetivo de todas essas ferramentas é o mesmo: melhorar processos e criar valor. A diferenciação desses termos se torna importante apenas no que diz respeito à compra de software de gerenciamento e ao pedido de credenciamento.
Os sistemas de gerenciamento da qualidade, como a ISO 9000, usam mapas de processos para certificar as empresas como tendo processos de negócios formalizados e documentados. A acreditação através da ISO 9000 não garante produtos ou serviços de qualidade; mostra aos acionistas, funcionários e clientes que a empresa participante tem o compromisso de entender e melhorar seus processos de negócios. A popularidade das empresas que buscam acreditação implica que, para muitos, o mapeamento de processos de negócios também teve efeitos positivos no aumento da rentabilidade e valor.