Vad är kartläggning av affärsprocesser?

Affärsprocesskartor visar en visuell steg-för-steg-bild av affärsprocesser med målet att förbättra affärsprocesshanteringen. Processer är fall då en uppsättning sammanhängande personer, maskiner eller uppgifter arbetar för att producera samma utgång. Kartläggning av affärsprocesser representerar visuellt alla aspekter av ett företag för att öka effektiviteten, från olycksutsatta stadier i en tillverkningslinje till hantering av interdepartementell post.

Processer som ska kartläggas kan definieras genom att inkludera ingångar, procedurer, sekvenser och utgångar. Kartläggningsprogramvara använder sedan dessa parametrar för att bygga kartan. Kartor kan vara enkla eller komplexa, beroende på formatet. Typiska alternativ inkluderar att lägga till samtidiga handlings- och beslutsprocesser, känslomässiga svar och tidsfördröjningar. Kartor kan skapas på papper, genom mjukvara för affärsprocesser eller mer komplexa system för affärsprocesshantering.

Fördelarna med att konstruera processkartor inkluderar enkel diagnos av resultatfördröjningar, utvärdering av systemdesign och hantering av affärsprocesser. Visualisering av processen från input till output kan göra det lättare att identifiera ineffektivitet. Processkartor individualiserar och isolerar variabler som påverkar värdet, vilket ger analytiker chansen att effektivisera, förnya och ta bort tvetydighet från processer. Vid implementering av nya ändringar i systemet hjälper affärsprocesskartor de anställda att förstå sina nya roller, vilket underlättar övergången och produktivitetens fördröjningstid ibland associerad med ny utrustning.

Kartläggning av affärsprocesser kan också identifiera behov för ytterligare personal eller utbildning, fullständiga analyser av behov av jobb och etablera ett kompetensmodelleringssystem. Strömlinjeformning av organisationer ur ett personalhanteringsperspektiv hjälper till med organisationsutveckling. Till exempel kan anställda som kan se hur deras jobb passar in i den större bilden och se andra också, få en bättre förståelse för obalanser i arbetsbelastningen och hur dessa obalanser kan påverka omfördelningen. Små inom organisatoriska grupper utför typiskt processkartläggning, och teamarbete som behövs för att skapa och analysera kartorna uppmuntrar kommunikation, samhälle och gruppkritiskt tänkande.

Kartläggning av affärsprocesser kan användas av alla företag i alla branscher för att förbättra processer. Det är i grunden likartat och ofta utbytbart med följande termer: systemuppgiftsanalys, processdiagram, flödesschema och kartläggning av arbeten. Målet för alla dessa verktyg är samma: att förbättra processer och skapa värde. Differentiering av dessa villkor blir viktig endast när det gäller att köpa hanteringsprogramvara och när man söker ackreditering.

Kvalitetshanteringssystem, som ISO 9000, använder processkartor för att certifiera företag som har formaliserade och dokumenterade affärsprocesser. Ackreditering genom ISO 9000 garanterar inte kvalitetsprodukter eller tjänster; det visar aktieägare, anställda och kunder att det deltagande företaget har ett åtagande att förstå och förbättra sina affärsprocesser. Popularitet hos företag som söker ackreditering innebär att kartläggning av affärsprocesser för många också har haft positiva effekter på att öka lönsamheten och värdet.