Wat is complexiteitsbeheer?
Complexiteitsmanagement is de strategische toepassing van organisatieprincipes op projecten die een hoog managementniveau vereisen vanwege complexe functies die het project een groter faalrisico geven. Vanwege hun complexe aard, gedragen projecten die urgentie vereisen bij de voltooiing, of die een lange periode bestrijken, of die een grote schaal omvatten zich mogelijk niet op voorspelbare manieren. Projecten met onnodige complexiteit kunnen de traditionele managementtechnieken vervangen. Complexiteitsmanagement past strategische hulpmiddelen toe om deze uitdagingen te omzeilen en te overwinnen.
Een standaardtechniek die wordt gebruikt om projecten met minder complexiteit te beheren, omvat een analyse van tijd en kosten in een bepaald project. Bij grotere projecten kunnen silo's aanwezig zijn die de werkelijke kosten verbergen. Silo's zijn interne, sociaal gebaseerde structuren die mensen oprichten die het delen van informatie effectief beperken.
Mensen in silo's zoeken zelfpromotie en bescherming over de vitaliteit van bedrijven en zullen daarom de kennis binnen de silo houden. Dit beperkt de beschikbare informatie voor managers die toezicht houden op het grotere aspect van projectproductiviteit. In complexiteitsbeheer begrijpen projectleiders dat verlammende transparantie cruciale feedback beperkt die nodig is voor managers om het project optimaal te runnen.
Het complexe karakter van urgente projecten komt voort uit verschillende factoren. Een factor is de aanwezigheid van deadlines die verschillende psychologische effecten hebben. In eerste instantie is er een gevoel van urgentie dat ertoe kan leiden dat niet de volledige reikwijdte van het project wordt overwogen voordat met de werkzaamheden wordt begonnen, waardoor inefficiëntie wordt geïntroduceerd. Verwarring kan ook het beeld binnendringen.
Ten slotte kunnen werknemers dat gevoel van urgentie niet behouden en lijdt de productiviteit. Langdurige projecten kunnen de oorspronkelijke strategie overleven. Zowel interne als externe veranderingen sijpelen in de loop van de tijd in, wat de efficiëntie vermindert en werknemers demoraliseert.
De strategie voor complexiteitsbeheer onderkent dat chaostheorie een rol kan spelen in zeer grote, langdurige projecten. De cumulatieve effecten van veel kleine, geleidelijke veranderingen kunnen plotseling leiden tot een zeer grote verandering in het gedrag van werknemers. Dit staat in de volksmond bekend als een breekpunt.
Specifieke strategieën die worden gebruikt bij complexiteitsbeheer hangen af van de reden voor de complexiteit. In grote projecten maakt het opdelen van het project in kleinere aspecten een intensiever beheer mogelijk, maar het vereist ook dat het resulterende teamleiderschap in nauwe communicatie met elkaar blijft. In urgente projecten kunnen managers leiders kiezen die bekend zijn met de chaostheorie en die begrijpen hoe de heilzame aspecten ervan kunnen worden benut.
Investeringen in het bouwen van sterke teams kunnen een complex project succesvol opstarten. Bij grote projecten zullen waarschijnlijk een groter aantal belanghebbenden zijn betrokken. Strategisch management kan vooraf tijd investeren, inclusief deze belanghebbenden in het proces, en eventuele interculturele kwesties die zich voordoen kunnen verlichten, als het project multinationaal van opzet is.