Co to jest zarządzanie złożonością?

Zarządzanie złożonością to strategiczne zastosowanie zasad organizacyjnych do projektów wymagających wysokiego poziomu zarządzania ze względu na złożone funkcje, które zwiększają ryzyko niepowodzenia projektu. Ze względu na złożoną naturę projekty wymagające pilnego zakończenia lub obejmujące długi okres lub obejmujące dużą skalę mogą nie zachowywać się w przewidywalny sposób. Projekty prezentujące niepotrzebną złożoność mogą zastąpić tradycyjne techniki zarządzania. Zarządzanie złożonością stosuje strategiczne narzędzia do omijania i pokonywania tych wyzwań.

Standardowa technika stosowana do zarządzania projektami o mniejszej złożoności obejmuje analizę czasu i kosztów w konkretnym projekcie. Przy większych projektach mogą być obecne silosy, które ukrywają prawdziwe koszty. Silosy to budowane przez ludzi struktury społeczne, które skutecznie ograniczają wymianę informacji.

Ludzie w silosach szukają autopromocji i ochrony przed witalnością korporacji, dlatego też zachowają wiedzę w silosie. Ogranicza to informacje dostępne dla menedżerów, którzy nadzorują większy aspekt wydajności projektu. W zarządzaniu złożonością liderzy projektu rozumieją, że paraliżująca przejrzystość ogranicza istotne informacje zwrotne niezbędne menedżerom do optymalnego prowadzenia projektu.

Złożony charakter pilnych projektów wynika z kilku czynników. Jednym z czynników jest obecność terminów, które niosą ze sobą szereg efektów psychologicznych. Na początku odczuwa się pilną potrzebę, która może spowodować, że nie weźmie się pod uwagę całego zakresu projektu przed przystąpieniem do zadań, wprowadzając w ten sposób nieefektywność. Zamieszanie może również wejść na obraz.

Wreszcie pracownicy nie są w stanie zachować poczucia pilności, a wydajność spada. Długie projekty mogą przetrwać oryginalną strategię. Z biegiem czasu przenikają zarówno zmiany wewnętrzne, jak i zewnętrzne, zmniejszając wydajność i demoralizując pracowników.

Strategia zarządzania złożonością uznaje, że teoria chaosu może mieć zastosowanie w bardzo dużych i długich projektach. Skumulowane skutki wielu małych, stopniowych zmian mogą nagle spowodować pojawienie się bardzo dużej zmiany w zachowaniach pracowników. Jest to potocznie nazywane punktem krytycznym.

Konkretne strategie stosowane w zarządzaniu złożonością zależą od przyczyny złożoności. W dużych projektach podział projektu na mniejsze aspekty pozwala na bardziej intensywne zarządzanie, ale wymaga również, aby kierownictwo zespołu pozostało w ścisłej komunikacji ze sobą. W pilnych projektach menedżerowie mogą wybierać liderów znających teorię chaosu i rozumiejących, jak wykorzystać jej korzystne aspekty.

Inwestycja w budowanie silnych zespołów może skutecznie rozpocząć skomplikowany projekt. Duże projekty będą prawdopodobnie obejmować większą liczbę interesariuszy. Zarządzanie strategiczne może zainwestować czas z wyprzedzeniem, włączając te zainteresowane strony w ten proces, a także łagodzić wszelkie problemy międzykulturowe, które mogą się pojawić, jeśli projekt ma zasięg międzynarodowy.