Che cos'è la gestione della complessità?
La gestione della complessità è l'applicazione strategica dei principi organizzativi ai progetti che richiedono un alto livello di gestione a causa delle caratteristiche complesse che mettono il progetto a maggior rischio di fallimento. A causa della loro natura complessa, i progetti che richiedono un completamento urgente, o che si estendono per un lungo periodo di tempo, o che comprendono una vasta scala, potrebbero non comportarsi in modo prevedibile. I progetti che presentano complessità non necessarie possono sostituire le tecniche di gestione tradizionali. La gestione della complessità applica strumenti strategici per aggirare e superare queste sfide.
Una tecnica standard utilizzata per gestire progetti con minore complessità include un'analisi di tempi e costi in un particolare progetto. Con progetti più grandi, potrebbero essere presenti silos che mascherano i costi reali. I silos sono strutture interne e socialmente costruite che le persone erigono e che limitano efficacemente la condivisione delle informazioni.
Le persone nei silos cercano l'autopromozione e la protezione della vitalità aziendale, e quindi manterranno la conoscenza all'interno del silo. Ciò limita le informazioni disponibili per i manager che supervisionano l'aspetto più ampio della produttività del progetto. Nella gestione della complessità, i leader del progetto comprendono che la paralizzante trasparenza limita il feedback vitale necessario ai manager per gestire in modo ottimale il progetto.
La natura complessa dei progetti urgenti deriva da diversi fattori. Un fattore è la presenza di scadenze che comportano diversi effetti psicologici. All'inizio, c'è un senso di urgenza che può sfociare nel non considerare l'intero ambito del progetto prima di procedere con le attività, introducendo così inefficienze. Anche la confusione può entrare nell'immagine.
Infine, i lavoratori non sono in grado di mantenere quel senso di urgenza e la produttività ne risente. Progetti lunghi possono sopravvivere alla strategia originale. I cambiamenti sia interni che esterni penetrano nel tempo, diluendo l'efficienza e demoralizzando i lavoratori.
La strategia di gestione della complessità riconosce che la teoria del caos può entrare in gioco in progetti molto grandi e lunghi. Gli effetti cumulativi di molti piccoli e graduali cambiamenti possono improvvisamente comportare l'emergere di un cambiamento molto grande nei comportamenti dei lavoratori. Questo è colloquialmente noto come un punto di rottura.
Le strategie specifiche utilizzate nella gestione della complessità dipendono dal motivo della complessità. Nei progetti di grandi dimensioni, la divisione del progetto in aspetti più piccoli consente una gestione più intensiva, ma richiede anche che la leadership del team risultante mantenga una stretta comunicazione tra loro. In progetti urgenti, i manager possono scegliere leader che abbiano familiarità con la teoria del caos e che capiscano come sfruttare i suoi aspetti benefici.
Gli investimenti nella costruzione di team forti possono avviare con successo un progetto complesso. I grandi progetti probabilmente coinvolgeranno un numero maggiore di parti interessate. La gestione strategica può investire tempo in anticipo, compresi questi stakeholder nel processo, nonché facilitare eventuali problemi interculturali che possono sorgere, se il progetto ha una portata multinazionale.