Wat is donorbevestiging?
Erkenning door donoren is de manier waarop non-profitorganisaties de personen en entiteiten herkennen die bijdragen leveren ter ondersteuning van het werk van de organisatie. In sommige gevallen kan het een eenvoudige bedankbrief zijn. In andere gevallen kan het een formele erkenningsprocedure zijn, zoals het graveren van de naam van een donor op de plaquette of de muur van een donateur. Het proces van erkenning van donoren maakt deel uit van de manier waarop een non-profit een voortdurende relatie met een supporter cultiveert.
Zeggen "bedankt" wanneer een geschenk wordt gegeven is nooit vereist, maar het is altijd een goede vorm. Non-profitorganisaties vertrouwen op geschenken om het grootste deel van hun operationele budgetten te vormen. Het is in hun eigen belang om elke formaliteit te observeren en ervoor te zorgen dat u waardering uit voor geschenken. Erkenning door donoren is meestal een functie van de ontwikkelingsafdeling van een organisatie. Ontwikkelingspersoneel beheert de gehele relatie met donoren en potentiële donoren.
Een van de eerste dingen die een ontwikkelingsfunctionaris doet wanneer een donatie wordt ontvangen, is het sturen van een bevestigingsbrief voor de donor. Er kunnen andere vormen van waardering zijn voor de donor, maar de basisbrief zorgt ervoor dat de donor minstens één keer formeel wordt bedankt. De bedankbrief is een officiële stap in het teeltproces van donoren en wordt beschouwd als een best practice in de fondsenwervende industrie.
In sommige gevallen dient de bevestigingsbrief van de donor een secundair doel om te voldoen aan belastingvereisten. Bijvoorbeeld, de non-profit belastingcode in de VS vereist dat organisaties donoren een ontvangstbewijs voor hun geschenken bezorgen dat aangeeft of het geschenk fiscaal aftrekbaar is. Het ontvangstbewijs moet ook taal bevatten waarin staat dat niets van waarde is ontvangen in ruil voor de donatie. In plaats van een afzonderlijk ontvangstbewijs te verzenden, gebruiken veel organisaties de donorbevestigingsbrief als ontvangstbewijs, waarbij de twee functies worden gecombineerd.
Er zijn extra manieren om donoren te herkennen, zodra de bedankbrief is verzonden. Sommige organisaties organiseren eenmaal per jaar een speciale donorbevestiging voor grote donoren. Andere organisaties publiceren een lijst met donoren in een jaarverslag of als advertentie in prominente publicaties. In sommige gevallen ontwerpen non-profitorganisaties speciale erkenningsprogramma's, waaronder het toevoegen van de namen van donoren aan een donormuur of aan een speciale donorplaquette die een jaar of langer wordt weergegeven.
De sleutel tot juiste erkenning ligt in het begrijpen van de rol die het speelt in de donorteelt. Non-profitorganisaties proberen langetermijnrelaties met donoren te ontwikkelen. Dit is logisch omdat donoren hun primaire bron van inkomsten zijn. Ontwikkelingsaanbiedingen hebben tot taak donoren mee te nemen in het schenkingsproces, ervoor te zorgen dat ze regelmatig geven en de omvang van hun geschenken in de loop van de tijd vergroten. Erkenning door donoren is een belangrijke manier om donoren zich gewaardeerd te laten voelen en betrokken te houden.