Wat is Executive Office-beheer?
Een leidinggevende is meestal iemand die een hogere functie bekleedt in een bedrijf, zoals een manager of een assistent-manager. Administratie neigt naar de behoeften van die persoon en de behoeften waaraan de leidinggevende moet voldoen om zijn / haar werk naar behoren te doen. Meestal vertaalt de uitvoerende kantooradministratie zich naar het zorgen voor de kantoorbehoeften en enkele persoonlijke behoeften van een medewerker op hoog niveau, zodat hij of zij met succes werk kan uitvoeren. Zulk neigen kan veel verschillende dingen inhouden.
Wanneer mensen kijken naar trainingsprogramma's voor directiekantoren, wordt hen vaak verteld dat deze hen zullen voorbereiden op het beheren van kleine kantoren of op lagere functies, zoals secretaresse of administratief medewerker. De hoeveelheid personeel in een kantoor kan positie en verantwoordelijkheden bepalen, en sommige mensen hebben een heel kantoor met een titel als directiesecretaresse. Administratie vertaalt zich niet noodzakelijkerwijs in het management van een kantoor, wat een belangrijk onderscheid is wanneer mensen voor een loopbaan kiezen.
In wezen voert elk ondersteunend personeel op het kantoor van de uitvoerende macht een soort uitvoerende kantooradministratie uit. Taken die dagelijks kunnen worden uitgevoerd of vervuld, zijn het beantwoorden van telefoons, het aannemen van berichten en het maken van afspraken. Elke werknemer op kantoor kan stenografie gebruiken om gedicteerde brieven op te nemen en deze vervolgens te typen, te proeflezen, een handtekening te krijgen en ze te verzenden. De meeste kantoren moeten ook gegevens bijhouden van hun activiteiten, en administratieve assistenten of secretaresses kunnen verantwoordelijk zijn voor het onderhoud van een bestandssysteem, het archiveren van alle gegevens en het verwijderen van benodigde bestanden, zoals vereist.
Indiening is niet noodzakelijkerwijs meer op papier, en de administratie van het directiekantoor zal waarschijnlijk verschillende zakelijke computerprogramma's gebruiken om bepaalde archieven bij te houden. Evenzo, terwijl in het verleden het beantwoorden van telefoons en het schrijven van brieven misschien wel de meest voorkomende communicatiebron was, kan een persoon die tegenwoordig in de uitvoerende macht werkt, tekstberichten, tweets of e-mailberichten sturen naar mensen binnen of buiten het kantoor. Het is nog steeds waarschijnlijk dat mensen die deel uitmaken van het managementteam van het directiekantoor mogelijk direct contact hebben met het publiek of met anderen in het bedrijf die langs het kantoor komen voor vergaderingen of om met de directie te praten, en sommige werknemers moeten mogelijk interferentie hebben voor die leidinggevende als hij / zij niet beschikbaar is voor bezoeken of lange vergaderingen.
Een deel van deze administratie zorgt voor de behoeften van de uitvoerende macht. Deze kunnen bestaan uit het bijhouden van agenda's voor hem of haar, het maken of annuleren van afspraken en het plannen van transport- en reisplannen zoals vereist. Werk kan ook meer persoonlijke taken omvatten, zoals het communiceren van datums en tijden met de familie van de leidinggevende of het oppakken van dingen zoals stomerij.
Aan de top van de administratie van het uitvoerende kantoor staat het management, en deze werknemers kunnen deelnemen aan alle hierboven genoemde activiteiten, terwijl ze ook het kantoor en alle werknemers beheren. Dit kan betekenen dat ze optreden als supervisors, de macht hebben om te huren, te ontslaan of te disciplineren en dat ze vergaderingen of andere communicatie met werknemers houden om het kantoor soepel te laten verlopen. Voor alle niveaus van medewerkers in deze kantoren is het doel om professioneel en efficiënt te werken om het werk van de leidinggevende te ondersteunen. Het is duidelijk dat het soort werk kan variëren met de titel van elke bestuurder en het type bedrijf waarvoor kantoormedewerker en directeur werkzaam zijn.