Co je Správa výkonné kanceláře?

Výkonný pracovník je obvykle někdo, kdo má ve společnosti vyšší postavení, jako je manažer nebo asistent manažera. Správa směřuje k potřebám této osoby a potřebám, které musí výkonný pracovník splnit, aby mohl řádně vykonávat svou práci. Výkonná správa kanceláře se obvykle převádí na péči o kancelářské potřeby a některé osobní potřeby zaměstnance na vysoké úrovni, aby mohl úspěšně vykonávat práci. Taková péče by mohla zahrnovat mnoho různých věcí.

Když se lidé dívají na školicí programy správy výkonných kanceláří, často jim bylo řečeno, že je připraví na správu malých kanceláří nebo na pozice na nižší úrovni, jako je například sekretář nebo administrativní asistent. Množství zaměstnanců v kanceláři by mohlo diktovat postavení a odpovědnosti a někteří lidé vedou celou kancelář s titulem jako výkonný tajemník. Správa nemusí nutně znamenat správu kanceláře, což je důležitý rozdíl, který je třeba učinit, když si lidé volí kariéru.

V podstatě jakýkoli podpůrný personál v kanceláři výkonného vykonává nějakou správu výkonného úřadu. Mezi úkoly, které by se mohly denně provádět nebo plnit, patří odpovídání na telefony, přijímání zpráv a schůzky. Kterýkoli pracovník v kanceláři by mohl použít zkratku k zaznamenání diktovaných dopisů a poté je napsat, korigovat, získat podpis a odeslat je. Většina úřadů také musí vést záznamy o své činnosti a administrativní pracovníci nebo tajemníci mohou mít na starosti správu systému souborů, archivaci všech záznamů a vytahování potřebných souborů, jak jsou požadovány.

Podání již nemusí být nutně na papíře a výkonná kancelářská správa pravděpodobně použije několik obchodních počítačových programů k uchování určitých záznamů. Podobně, zatímco v minulosti mohl být nejčastějším komunikačním zdrojem telefonování a psaní dopisů, osoba, která dnes pracuje ve správě výkonných kanceláří, by dnes mohla textovým, tweetovým nebo e-mailovým komunikovat s lidmi uvnitř nebo vně kanceláře. Je stále pravděpodobné, že lidé, kteří jsou součástí administrativního týmu výkonné kanceláře, mohou mít nějaký přímý kontakt s veřejností nebo s jinými lidmi v podnikání, kteří se zastaví v kanceláři kvůli schůzkám nebo rozhovorům s výkonnou osobou, a někteří zaměstnanci mohou potřebovat rušení pro tohoto manažera, pokud není k dispozici pro návštěvy nebo dlouhá setkání.

Část této administrativy se věnuje potřebám výkonné moci. Mezi ně může patřit údržba kalendářů, vytváření nebo rušení schůzek a plánování přepravních a cestovních plánů podle potřeby. Práce by také mohla zahrnovat více osobních úkolů, jako je komunikace dat a časů s rodinou exekutivy nebo vyzvedávání věcí, jako je chemické čištění.

Vrcholem správy výkonných kanceláří je management a tito zaměstnanci se mohou podílet na všech výše uvedených činnostech a zároveň řídit kancelář a všechny zaměstnance. To by mohlo znamenat, že jednají jako supervizoři, mají pravomoc najmout, vystřelit nebo disciplinovat a pořádají schůzky nebo jinou komunikaci se zaměstnanci, aby udrželi hladký chod kanceláře. Cílem pro všechny úrovně zaměstnanců v těchto kancelářích je profesionální a efektivní podpora práce výkonné moci. Je zřejmé, že typ práce se může lišit v závislosti na názvu a typu společnosti, u které je zaměstnán administrativní pracovník a výkonný pracovník.