Vad är Executive Office Administration?

En verkställande är i allmänhet någon som har en högre nivå i ett företag, till exempel en chef eller assistentchef. Administration tenderar att behålla den personen och de behov som verkställande direktören måste uppfylla för att göra sitt jobb ordentligt. Vanligtvis innebär verkställande kontorsadministration att ta hand om kontorsbehov och vissa personliga behov hos en anställd på hög nivå så att han eller hon framgångsrikt kan utföra arbete. Sådan tendens kan innebära många olika saker.

När folk tittar på utbildningsprogram för verkställande kontorsadministration, sägs de ofta att dessa kommer att förbereda dem för att hantera små kontor eller att ta lägre positioner som sekreterare eller administrativ assistent. Antalet anställda på ett kontor kan diktera position och ansvar, och vissa människor driver ett helt kontor med en titel som verkställande sekreterare. Administration betyder inte nödvändigtvis att hantera ett kontor, vilket är en viktig skillnad att göra när människor väljer karriär.

I grund och botten utför all supportpersonal på verkställande kontor ett slags administrativt verkställande kontor. Jobb som kan utföras eller uppfyllas dagligen inkluderar att svara på telefoner, ta meddelanden och boka tid. Alla arbetare på kontoret kan använda korthet för att spela in dikterade brev och sedan skriva in dessa, korrekturläsa dem, få en signatur och skicka ut dem. De flesta kontor måste också föra register över sin verksamhet, och administrativa assistenter eller sekreterare kan vara ansvariga för att upprätthålla ett filsystem, arkivera alla register och dra ut nödvändiga filer, efter behov.

Arkivering är inte nödvändigtvis längre på papper, och administrationen av verkställande kontorer kommer sannolikt att använda flera affärsprogram för att hålla vissa poster. På samma sätt kan det hända att svara på telefoner och skriva brev kanske varit den vanligaste kommunikationskällan, men en person som arbetar i verkställande kontorsadministration idag kan sms, tweet eller e-postkommunikation till personer inom eller utanför kontoret. Det är fortfarande troligt att personer som ingår i administrationskontorets administrativa team kan ha viss direktkontakt med allmänheten eller med andra i branschen som stannar vid kontoret för möten eller för att prata med verkställande direktören, och vissa anställda kan behöva köra störningar för den verkställande direktören om han / hon inte är tillgänglig för besök eller långa möten.

En del av denna administration är att se till verkställande behoven. Dessa kan omfatta underhåll av kalendrar för honom eller henne, boka eller avboka möten och schemalägga transport och resplaner efter behov. Arbetet kan också innebära mer personliga uppgifter som att kommunicera datum och tider med den verkställande familjen eller plocka upp saker som kemtvätt.

I ledningens högsta ledning är ledningen och dessa anställda kan delta i alla ovan nämnda aktiviteter, samtidigt som de hanterar kontoret och alla anställda. Det kan innebära att de agerar som handledare, har makt att anställa, avfyra eller disciplinera, och att de håller möten eller annan kommunikation med anställda för att hålla kontoret smidigt. För alla nivåer av anställda på dessa kontor är målet att arbeta professionellt och effektivt för att stödja verkets arbete. Det är uppenbart att typ av arbete kan variera med varje befattningshavares namn och typ av företag som kontorsarbetare och verkställande anställde för.