Qu'est-ce que l'administration du bureau exécutif?
Un dirigeant est généralement une personne occupant un poste de haut niveau dans une entreprise, par exemple un directeur ou un directeur adjoint. L'administration répond aux besoins de cette personne et à ceux que le dirigeant doit satisfaire pour s'acquitter correctement de sa tâche. Généralement, l’administration du bureau de direction se traduit par la prise en charge des besoins du bureau et de certains besoins personnels d’un employé de haut niveau afin qu’il puisse exécuter son travail avec succès. Une telle tendance pourrait impliquer beaucoup de choses différentes.
Lorsque les gens consultent des programmes de formation en administration de bureau de direction, on leur dit souvent que cela les préparera à gérer de petits bureaux ou à occuper des postes de niveau inférieur, tels que secrétaire ou assistant administratif. Le nombre d'employés dans un bureau peut dicter le poste et les responsabilités, et certaines personnes dirigent tout un bureau avec un titre de secrétaire de direction. L'administration ne se traduit pas nécessairement par la gestion d'un bureau, ce qui est une distinction importante à faire lorsque les gens choisissent une carrière.
Essentiellement, tout le personnel de soutien du bureau de la direction exécute une sorte d'administration du bureau de la direction. Les tâches qui peuvent être entreprises ou accomplies quotidiennement incluent le fait de répondre au téléphone, de prendre des messages et de prendre des rendez-vous. Tout employé du bureau peut utiliser un raccourci pour enregistrer les lettres dictées, puis les saisir, les relire, obtenir une signature et les envoyer. La plupart des bureaux doivent également tenir des registres de leurs activités et des assistants administratifs ou des secrétaires peuvent être chargés de la gestion d'un système de fichiers, du classement de tous les registres et du retrait des fichiers nécessaires, selon les besoins.
Le classement n’est plus nécessairement sur papier et l’administration du bureau utilisera probablement plusieurs programmes informatiques d’entreprise pour conserver certains documents. De même, alors que dans le passé, la source de communication la plus courante était la correspondance téléphonique et les courriers électroniques, une personne travaillant aujourd'hui dans l'administration des bureaux de direction peut envoyer des SMS, des tweet ou des courriels aux personnes travaillant à l'intérieur ou à l'extérieur du bureau. Il est toujours probable que les membres de l'équipe d'administration du bureau exécutif aient des contacts directs avec le public ou avec d'autres personnes de l'entreprise qui passent au bureau pour des réunions ou pour parler à un membre de la direction. Certains employés peuvent être amenés à interférer pour cet exécutif s'il n'est pas disponible pour des visites ou de longues réunions.
Une partie de cette administration s'occupe des besoins de l'exécutif. Celles-ci peuvent inclure le maintien de calendriers pour lui, la prise ou l'annulation de rendez-vous, et la planification des plans de transport et de voyage selon les besoins. Le travail peut également impliquer des tâches plus personnelles, telles que la communication de dates et d’heures avec la famille de l’exécutif, ou le ramassage de choses comme le nettoyage à sec.
La direction se trouve au plus haut niveau de l’administration du bureau exécutif et ces employés peuvent participer à toutes les activités énumérées ci-dessus, tout en gérant également le bureau et tous les employés. Cela pourrait signifier qu'ils agissent en tant que superviseurs, qu'ils ont le pouvoir d'engager, de licencier ou de prendre des mesures disciplinaires, et qu'ils organisent des réunions ou autres communications avec les employés pour assurer le bon fonctionnement du bureau. Pour tous les niveaux d’employés dans ces bureaux, l’objectif est de travailler avec professionnalisme et efficacité pour soutenir le travail de l’exécutif. Il est clair que le type de travail peut varier selon le titre de chaque dirigeant et le type d’entreprise pour lequel l’employé de bureau et le dirigeant sont employés.