Wat is Hot Desking?
Hot desking is een term voor het tijdelijk in gebruik nemen van een kantoorwerkruimte. De term kan worden gebruikt om te verwijzen naar een ondernemer die een tijdelijke kantoorruimte huurt of kan verwijzen naar gedeelde bureauregelingen zoals die worden gebruikt in drukke telefooncentrales. Bedrijven en particulieren kunnen geld besparen op kantoorhuur en onderweg toegang krijgen tot kantoorruimte met behulp van hot desking. Risico's verbonden aan hot desking omvatten computerbeveiliging en infectieziekten.
Over het algemeen hebben kantoorruimtes die worden gebruikt voor hot desking al een aantal apparatuur beschikbaar voor de kantoorgebruiker. Sommige tijdelijke kantoorruimtes hebben computers en telefoons beschikbaar, terwijl sommige gewoon een datalink of internetverbinding beschikbaar hebben voor zakenmensen die met hun eigen computerapparatuur werken. Sommige kantoorwerkers gebruiken vaak dezelfde ruimte, maar delen het bureau met andere werknemers en verwijderen persoonlijke hulpmiddelen en items wanneer ze gaan. Kantoren die dit soort tijdelijke ruimte bieden, bieden meestal ook serverruimte of persoonlijke opslagruimte.
Voordelen van hot desking zijn onder meer lagere kantoorkosten, netwerkmogelijkheden en toegang tot gereserveerde privékantoorruimte buiten huis. Omdat de gemiddelde werknemer minder dan een derde van de tijd achter zijn bureau zit, kunnen bedrijven profiteren van het gebruik van hot desking in hun personeelsbestand omdat het gebruik maakt van bureaus die niet bezet zijn. Sommige bedrijven gebruiken alleen shared desk-arrangementen tijdens drukke zakelijke seizoenen wanneer ze extra tijdelijk personeel aannemen.
Gedeelde kantoorruimtes met gedeelde computers, computerinterface-apparaten en telefoons kunnen fungeren als havens voor virussen en bacteriën die ziekten zoals verkoudheid en griep veroorzaken. Bij veel gebruikers die een computerstation gebruiken, kunnen virussen de beveiliging van elke gebruiker op het werkstation in gevaar brengen als de computer niet zorgvuldig wordt beveiligd en onderhouden. Gedeelde kantoorruimtes met veel verkeer, zoals die in dicht opeengepakte callcenters, kunnen bijzonder vatbaar zijn voor het verspreiden van ziekten.
De beste manier om met ziektepreventie om te gaan in een hot desking-arrangement, is door de gebruiker alles wat ze vaak aanraakt, te saneren voordat de kantoordienst wordt gestart. Het opruimen van een bureauruimte kan zo eenvoudig zijn als het opruimen van oppervlakken op het bureau en de stoel waarmee de gebruiker regelmatig contact opneemt, plus de telefoon, het toetsenbord en de muis. Een ontsmettingsbeurt van een gedeeld bureau kan worden gedaan met desinfecterende spray of ontsmettingsalcohol op een schone doek. Voor gedeelde apparatuur zoals headsets moeten vóór gebruik ten minste hun oordopjes en mondstuk worden ontsmet met ontsmettingsalcohol. Het is het veiligst voor een hot desker om waar mogelijk haar eigen headset te leveren.