Hva er Hot Desking?

Varmt skrivebord er en betegnelse for å midlertidig okkupere en kontorplass. Begrepet kan brukes til å referere til en forretningsperson som leier et midlertidig kontorlokale, eller det kan referere til delt skrivebordsordninger som de som brukes i travle telefonsentraler. Bedrifter og enkeltpersoner kan spare penger på kontorleie og få tilgang til kontorlokaler på veien ved hjelp av varm desking. Risiko forbundet med varm desking inkluderer datasikkerhet og smittsomme sykdommer.

Generelt har kontorplasser som brukes til varm desking allerede noe utstyr som er tilgjengelig for kontorbrukeren. Noen midlertidige kontorplasser har datamaskiner og telefoner tilgjengelig, mens noen ganske enkelt har en datalink eller Internett-tilkobling tilgjengelig for bedriftsledere som jobber med eget datautstyr. Noen varme skrivebordsarbeidere bruker samme plass gjentatte ganger, men de deler pulten med andre arbeidere og fjerner personlige verktøy og gjenstander når de går. Kontorer som tilbyr denne typen midlertidig plass tilbyr vanligvis også serverplass eller personlig lagringsplass.

Fordeler med varm desking inkluderer reduserte kontorutgifter, nettverksmuligheter og tilgang til reserverte private kontorplasser hjemmefra. Fordi den gjennomsnittlige ansatte er på skrivebordet mindre enn en tredjedel av tiden, kan selskaper dra nytte av å bruke varm skrivebord i arbeidsstyrken sin fordi den benytter seg av pulter som ikke er okkupert. Noen selskaper bruker bare delte skrivebordarrangementer i travle forretningssesonger når de tar på seg en ekstra vikar.

Delte kontorlokaler med delte datamaskiner, datamaskingrensesnittenheter og telefoner kan fungere som havner for virus og bakterier som forårsaker sykdommer som forkjølelse og influensa. For mange brukere som bruker en datamaskinstasjon, kan datamaskinen, hvis datamaskinen ikke er sikret og vedlikeholdes nøye, kompromittere sikkerheten til enhver bruker på arbeidsstasjonen. Delte kontorer med høy trafikk som de som finnes i tettpakket kundesenter, kan være spesielt utsatt for distribusjon av sykdommer.

Den beste måten å takle forebygging av sykdommer i en varm desking-ordning er at brukeren skal desinfisere alt hun berører ofte før hun starter kontorskiftet. Å desinfisere et skrivebord kan være så enkelt som å gi en desinfiserende søppel til overflater på skrivebordet og stolen som brukeren kontakter ofte, pluss telefon, tastatur og mus. En desinfiserende avtørking av et delt skrivebord kan gjøres med desinfiserende spray eller å gni alkohol på en ren klut. Delt utstyr som hodetelefoner skal ha minst øreproppene og munnstykket desinfisert med å spritke alkohol før bruk. Det er tryggest for en varm desker å levere sitt eget headset når det er mulig.