Was ist Hot Desking?
Hotdesking ist ein Begriff für die Praxis, einen Büroarbeitsplatz vorübergehend zu belegen. Der Ausdruck kann verwendet werden, um sich auf einen Geschäftsmann zu beziehen, der einen temporären Büroraum mietet, oder er kann sich auf gemeinsame Schreibtischanordnungen beziehen, wie sie in besetzten Telefon-Callcentern verwendet werden. Unternehmen und Privatpersonen können mit Hot Desking Geld für Büromieten sparen und unterwegs auf Büroflächen zugreifen. Zu den mit Hot Desking verbundenen Risiken zählen die Computersicherheit und Infektionskrankheiten.
In der Regel sind in Büroräumen, die für Hot Desking verwendet werden, bereits einige Geräte für den Büronutzer verfügbar. In einigen temporären Büroräumen stehen Computer und Telefone zur Verfügung, während in anderen nur eine Datenverbindung oder eine Internetverbindung für Führungskräfte zur Verfügung steht, die mit ihrer eigenen Computerausrüstung arbeiten. Einige Hot Desking-Büroangestellte nutzen den gleichen Platz wiederholt, teilen sich jedoch den Schreibtisch mit anderen Arbeitnehmern und entfernen persönliche Werkzeuge und Gegenstände, wenn sie unterwegs sind. Büros, die diese Art von temporärem Speicherplatz anbieten, bieten normalerweise auch Server- oder persönlichen Speicherplatz.
Zu den Vorteilen von Hot Desking zählen geringere Bürokosten, Netzwerkmöglichkeiten und der Zugriff auf reservierten privaten Büroraum außerhalb von zu Hause. Da der durchschnittliche Mitarbeiter in weniger als einem Drittel der Fälle an seinem Schreibtisch sitzt, können Unternehmen von Hotdesking in ihrer Belegschaft profitieren, da nicht besetzte Schreibtische verwendet werden. Einige Unternehmen setzen Shared Desk-Vereinbarungen nur in geschäftigen Zeiten ein, wenn sie zusätzliche Zeitarbeitskräfte einstellen.
Gemeinsame Büroräume mit gemeinsam genutzten Computern, Computer-Schnittstellengeräten und Telefonen können als Häfen für Viren und Bakterien dienen, die Krankheiten wie Erkältung und Grippe verursachen. Wenn viele Benutzer eine Computerstation verwenden und der Computer nicht sorgfältig gesichert und gewartet wird, können Viren die Sicherheit aller Benutzer auf der Workstation gefährden. Gemeinsame Büroräume mit hohem Verkehrsaufkommen, wie sie in dicht gedrängten Callcentern zu finden sind, können besonders anfällig für die Verbreitung von Krankheiten sein.
Der beste Weg, um mit Krankheitsvorbeugung in einem Hotdesk-System umzugehen, besteht darin, dass die Benutzerin alles, was sie häufig berührt, bereinigt, bevor sie mit der Büroschicht beginnt. Das Desinfizieren eines Arbeitsplatzes kann so einfach sein, wie das Desinfizieren von Oberflächen auf dem Schreibtisch und dem Stuhl, mit denen der Benutzer häufig in Kontakt kommt, sowie von Telefon, Tastatur und Maus. Ein Desinfektionstuch von einem gemeinsam genutzten Schreibtisch kann mit Desinfektionsspray oder Alkohol auf einem sauberen Tuch abgewischt werden. Bei gemeinsam genutzten Geräten wie Headsets sollten vor der Verwendung mindestens die Ohrhörer und das Mundstück mit Alkohol gereinigt werden. Für einen Hot Desker ist es am sichersten, ihr eigenes Headset zu liefern, wann immer dies möglich ist.