Che cos'è l'hot desking?
Hot desking è un termine per la pratica di occupare temporaneamente uno spazio di lavoro in ufficio. Il termine può essere usato per indicare un uomo d'affari che affitta uno spazio ufficio temporaneo o può fare riferimento ad accordi di scrivania condivisi come quelli utilizzati nei call center di telefonia occupata. Le aziende e gli individui possono risparmiare sull'affitto degli uffici e accedere allo spazio degli uffici sulla strada utilizzando l'hot desking. I rischi associati all'hot desking includono la sicurezza informatica e le malattie infettive.
In generale, gli spazi ufficio utilizzati per l'hot desking hanno già alcune attrezzature disponibili per l'utente dell'ufficio. Alcuni spazi per uffici temporanei hanno computer e telefoni disponibili, mentre altri hanno semplicemente un collegamento dati o una connessione Internet disponibile per i dirigenti aziendali che lavorano con le proprie apparecchiature informatiche. Alcuni impiegati desiderosi usano ripetutamente lo stesso spazio, ma condividono la scrivania con altri lavoratori e rimuovono strumenti e oggetti personali quando vanno. Gli uffici che offrono questo tipo di spazio temporaneo di solito offrono anche spazio sul server o spazio di archiviazione personale.
I vantaggi dell'hot desking includono costi di ufficio ridotti, opportunità di networking e accesso allo spazio riservato degli uffici privati lontano da casa. Poiché l'impiegato medio è alla sua scrivania meno di un terzo delle volte, le aziende possono trarre vantaggio dall'uso di hot desking nella loro forza lavoro perché si avvale di scrivanie non occupate. Alcune aziende utilizzano accordi di desk condiviso solo durante le stagioni di lavoro intenso quando assumono una forza lavoro temporanea aggiuntiva.
Gli spazi ufficio condivisi con computer condivisi, dispositivi di interfaccia per computer e telefoni possono fungere da porti per virus e batteri che causano malattie come il raffreddore e l'influenza. Con molti utenti che utilizzano una postazione computer, se il computer non è protetto e gestito con cura, i virus possono compromettere la sicurezza di ogni utente sulla workstation. Gli spazi per uffici condivisi ad alto traffico come quelli che si trovano nei call center molto affollati possono essere particolarmente sensibili alla distribuzione delle malattie.
Il modo migliore per affrontare la prevenzione delle malattie in un accordo di hot desking è per l'utente disinfettare tutto ciò che tocca frequentemente prima di iniziare il turno di ufficio. Disinfettare lo spazio di una scrivania può essere semplice come dare un rubdown igienizzante alle superfici sulla scrivania e sulla sedia a cui l'utente contatta frequentemente, oltre al telefono, alla tastiera e al mouse. Una pulizia igienizzante di una scrivania condivisa può essere eseguita con spray disinfettante o strofinando l'alcool su un panno pulito. Le apparecchiature condivise come gli auricolari devono avere almeno gli auricolari e il boccaglio disinfettati con alcool prima dell'uso. È più sicuro per un hot desker fornire le proprie cuffie quando possibile.