Wat is Open Space-technologie?
Open-ruimtetechnologie is een innovatieve vorm van vergaderen die halverwege de jaren tachtig werd ontdekt door organisatieadviseur Harrison Owen. Een open-space technologieconferentie heeft geen formele structuur en mist keynote-sprekers, organisatiecabines en vooraf afgesproken schema's. In plaats daarvan zitten de deelnemers in een grote kring en stellen ze activiteiten, discussies en workshops voor die ze willen initiëren. De conferentie mag organisch evolueren op basis van ieders inbreng, een dag of meerdere dagen duren afhankelijk van de agenda en diverse mensen in groepen van slechts vijf tot meer dan 2000 samenbrengen.
Harrison Owen ontwikkelde dit soort conferenties toen hij ontdekte dat mensen die zijn conferenties bijwoonden, de koffiepauzes verkozen boven alle formeel uitgevoerde sessies. Voortbouwend op zijn ervaringen als organisator van het vredeskorps in Afrika, besloot hij een soort dorpsmarktplaats te creëren, waar verschillende groepen mensen samen konden komen om complexe problemen op chaotische maar productieve manieren aan te pakken. Hoewel hij in eerste instantie zijn idee van zelf-organiserende vergaderingen open ruimte noemde , werd het in de media als open-ruimtetechnologie gemeld , en dat werd de standaard voor dit soort conferenties. Hoewel het geen echte structuur lijkt te hebben, blijkt het in de praktijk een meer complexe, dynamische en robuuste indeling te hebben in vergelijking met elk management of expert-georiënteerde vorm van vergaderen.
De conferentie begint met alle deelnemers in een kring met de facilitator die korte inleidingen maakt en het centrale te verkennen thema uiteenzet. Degenen die een bepaald onderwerp willen initiëren of bespreken, schrijven het op een groot vel papier en kondigen het aan de hele bijeenkomst aan. Ze posten die sessie vervolgens op een prikbord of muur, selecteren een tijd en plaats voor die specifieke workshop en nemen de verantwoordelijkheid voor het verschijnen op de locatie om die specifieke sessie voort te zetten. De agenda voor de hele conferentie is in het eerste uur of meer geëvolueerd en de facilitator houdt alleen de ruimte in voor alle deelnemers om hun eigen activiteiten te organiseren.
Het enige criterium voor iedereen die iets voorstelt op een open-space technologieconferentie is dat ze gepassioneerd zijn over dat onderwerp en er iets constructiefs aan doen. De vier hoofdprincipes die elke open-space technologieconferentie begeleiden, beginnen met dat iedereen die verschijnt, absoluut de juiste groep mensen is, omdat iedereen die bij een bepaalde vergadering betrokken is echt om het onderwerp geeft. Het tweede principe stelt dat wanneer een sessie start, dit absoluut het juiste moment is om te beginnen, waarbij traditionele indelingen worden vermeden. Ten derde is wat er ook gebeurt het enige dat had kunnen gebeuren, waarbij de nadruk werd gelegd op de noodzaak om oud materiaal niet opnieuw te haken. Eindelijk, als het voorbij is, moet het echt voorbij zijn, en het probleem moet achtergelaten worden zodat iedereen verder kan gaan naar het volgende.
De enige "wet" die iedereen probeert te volgen in een open source-technologie, die door Owen werd vastgesteld, is de "wet van mobiliteit", beter bekend als de "wet van twee voeten". Volgens deze wet zijn deelnemers, als ze zich in situaties bevinden waarin ze niet leren of bijdragen, verantwoordelijk voor het gebruik van hun eigen benen om naar een andere plaats te gaan. Deelnemers hebben de volledige vrijheid om van de ene sessie naar de andere te flitsen en zowel leren als bijdrage te maximaliseren. Mensen die zich op deze manier verplaatsen, worden beschouwd als vlinders of hommels die groepen bestuiven, waardoor interacties gevarieerder en rijker worden. Open-space technologieconferenties worden toegepast wanneer complexe problemen dringend moeten worden opgelost; het belichaamt de dynamische geest van een koffiepauze, waar creativiteit en chaos hand in hand gaan.