Cos'è la tecnologia Open Space?
La tecnologia dello spazio aperto è una forma innovativa di conferenza che è stata scoperta dal consulente organizzativo Harrison Owen a metà degli anni '80. Una conferenza sulla tecnologia dello spazio aperto non ha una struttura formale e manca di oratori, cabine organizzative e orari prestabiliti. Invece, i partecipanti siedono in un ampio cerchio e propongono attività, discussioni e seminari che vorrebbero avviare. La conferenza può evolversi organicamente in base al contributo di tutti, andando avanti per un giorno o diversi giorni a seconda dell'agenda e riunendo diverse persone in gruppi da un minimo di cinque a più di 2.000.
Harrison Owen ha sviluppato questo tipo di conferenze quando ha scoperto che le persone che frequentavano le sue conferenze preferivano le pause caffè a tutte le sessioni formali condotte. Attingendo alle sue esperienze come organizzatore di corpi di pace in Africa, decise di creare una sorta di mercato di villaggio, in cui diversi gruppi di persone potevano riunirsi per affrontare questioni complesse in modi caotici ma produttivi. Mentre inizialmente chiamava la sua idea di auto-organizzazione riunioni open space, è stata riportata dai media come tecnologia open space, e questo è diventato lo standard per questo tipo di conferenza. Anche se sembra non avere una vera struttura, in pratica, risulta avere un formato più complesso, dinamico e robusto rispetto a qualsiasi tipo di conferenza orientata agli esperti o alla direzione.
La conferenza inizia con tutti i partecipanti seduti in cerchio con il facilitatore che fa brevi presentazioni e espone il tema centrale da esplorare. Coloro che vogliono iniziare o discutere un particolare argomento, scriverlo su un grande foglio di carta e annunciarlo all'intera riunione. Pubblicano quindi quella sessione su una bacheca o un muro, selezionano un orario e un luogo per quel particolare seminario e si assumono la responsabilità di presentarsi presso la sede per portare avanti quella sessione specifica. L'agenda per l'intera conferenza si è evoluta nella prima ora o più e il facilitatore ha semplicemente lo spazio per tutti i partecipanti per organizzare le proprie attività.
L'unico criterio per chiunque proponga qualcosa durante una conferenza sulla tecnologia dello spazio aperto è che siano appassionati di questo problema e procedano nel fare qualcosa di costruttivo al riguardo. I quattro principi chiave che guidano qualsiasi conferenza sulla tecnologia dello spazio aperto iniziano con il fatto che chiunque si presenti è assolutamente l'insieme giusto di persone perché tutti coloro che sono coinvolti in un determinato incontro si preoccupano davvero dell'argomento. Il secondo principio afferma che ogni volta che una sessione inizia è assolutamente il momento giusto per iniziare, evitando i formati tradizionali. In terzo luogo, qualunque cosa accada è l'unica cosa che avrebbe potuto accadere, evidenziando la necessità di non modificare il vecchio materiale. Alla fine, quando è finita, deve davvero essere finita e il problema deve essere lasciato indietro in modo che tutti possano passare alla cosa successiva.
L'unica "legge" che tutti cercano di seguire in un incontro di tecnologia open source, che è stata stabilita da Owen, è la "legge della mobilità", meglio conosciuta come la "legge dei due piedi". Secondo questa legge, se i partecipanti si trovano in situazioni in cui non stanno imparando o contribuendo, sono responsabili dell'uso dei propri piedi per spostarsi in un altro posto. I partecipanti hanno piena libertà di passare da una sessione all'altra e massimizzare sia l'apprendimento che il contributo di conseguenza. Le persone che si muovono in questo modo sono considerate farfalle o bombi che impollinano gruppi, rendendo le interazioni più varie e ricche. Le conferenze sulla tecnologia dello spazio aperto vengono applicate ogni volta che questioni complesse devono essere risolte urgentemente; incarna lo spirito dinamico di una pausa caffè, dove creatività e caos vanno di pari passo.