Wat is personeelsbeheer?

Personeelsadministratie, beter bekend als human resources (HR) management, is de coördinatie en regulering van werknemers in een bedrijf. Het gaat om het organiseren, werven, aanwerven, opleiden en beoordelen van werknemers. Conflictoplossing en wettelijke naleving zijn ook belangrijke aspecten. Met een goed HR-team dat zijn werk goed doet, zal een bedrijf vaak uiteindelijk efficiënter en concurrerender zijn en extra inkomsten genereren.

Organisatie

In de meeste bedrijven vertaalt een goed georganiseerd personeelsbestand zich in grotere efficiëntie, productiviteit en omzet. Het eerste doel van personeelsadministratie is daarom om alle werknemers zo te organiseren dat ze samenwerken en taken op de best mogelijke manier kunnen uitvoeren. Voorbeelden van problemen op dit gebied zijn hoeveel afdelingen nodig zijn, hoeveel personen er op elke afdeling moeten zijn, wat de verhouding manager / werknemer moet zijn en welke alternatieve commandostructuren moeten worden gebruikt als er geen contact kan worden opgenomen met managers. Organisatie houdt zich ook bezig met het toewijzen van personen aan specifieke projecten, en houdt de werknemers gezond en veilig in de werkomgeving.

Werving en aanwerving

Zodra degenen in het personeelsteam van een bedrijf weten hoe ze werknemers en hun projecten moeten organiseren, beginnen ze werknemers actief te werven en aan te nemen. Ze posten mededelingen over beschikbare posities, organiseren of nemen deel aan evenementen zoals banenbeurzen, en voeren eerste interviews om de meest gekwalificeerde en ervaren kandidaten te vinden. Vervolgens geven ze informatie over de uiteindelijke kandidaten door aan afdelingsmanagers, die vaak de laatste interviews houden en bellen over wie ze moeten inhuren.

Opleiding

Medewerkers die nieuw zijn voor een bedrijf, kennen het beleid en de procedures van het bedrijf niet altijd, zelfs niet als ze ongelooflijke ervaring en vaardigheden hebben. Training is bijna altijd nodig om dit te verhelpen. Leden van de HR-afdeling kunnen de trainingsevenementen en documentatie ontwikkelen die nodig zijn om werknemers efficiënt te laten werken. Ze hebben ook aanvullende trainingen samengesteld en begeleid, zoals die nodig waren om door te gaan naar een andere positie in het bedrijf. In sommige gevallen werken ze samen met verschillende onderwijsinstellingen om programma's te ontwikkelen waarmee werknemers certificeringen of diploma's kunnen krijgen die gerelateerd zijn aan de branche.

Beoordeling

De meeste bedrijven willen weten dat hun werknemers op een bepaald niveau presteren. Ze willen ook weten dat de werknemers beleid en procedures goed volgen. Een taak van het personeelsadministratieteam is daarom het ontwikkelen van technieken en tools die managers kunnen gebruiken voor beoordelingsdoeleinden. Een gebruikelijk voorbeeld is een gestandaardiseerd formulier voor een beoordeling van de prestaties van werknemers. HR-medewerkers gebruiken de gegevens die via deze items worden verzameld om de activiteit binnen het bedrijf te analyseren en om beslissingen te nemen over het al dan niet verhogen van de lonen.

Conflictoplossing

Een voordeel van het gebruik van mensen boven machines is dat individuen innovatief kunnen zijn en logische denkprocessen kunnen weergeven op basis van ervaring, maar dat mensen niet altijd met elkaar kunnen opschieten als ze ernaar streven dit te doen. De HR-afdeling is verantwoordelijk voor het oplossen van conflicten die zich binnen het bedrijf kunnen voordoen, met name tussen verschillende managementniveaus. Ze werken ook om conflicten op te lossen die niet interpersoonlijk zijn, zoals een nieuwe werknemer die zich niet op zijn plaats voelt in zijn werkomgeving. Het bijhouden van gedetailleerde gegevens met betrekking tot deze activiteiten is een must, omdat sommige conflicten uiteindelijk leiden tot disciplinaire maatregelen of beëindiging die, indien niet correct uitgevoerd, kunnen leiden tot rechtszaken.

Personeelsmanagers hebben over het algemeen een gemakkelijkere tijd om conflicten op te lossen wanneer zij een solide kader hebben van duidelijk beleid en procedures om op terug te vallen. Het beleid en de procedures zorgen ervoor dat de medewerkers van de personeelsafdeling objectief kunnen blijven bij het zoeken naar haalbare oplossingen. Ze zorgen er ook voor dat alle voorgestelde oplossingen in overeenstemming zijn met de bedrijfsdoelstellingen. Om deze reden werkt het HR-team nauw samen met leden van het management om beleids- en proceduurdocumentatie samen te stellen.

Wettelijke naleving

Leden van het HR-team kijken niet alleen naar hun bedrijf, maar ook naar hun rechtsgebied. Ze zorgen ervoor dat werknemers bijvoorbeeld de juiste belastingformulieren invullen en alle andere benodigde papieren van de overheid. Deze taak is uitdagend omdat regelmatig nieuwe wetgeving wordt aangenomen, waardoor de personeelsadministratie de activiteiten en documentatie binnen het bedrijf moet aanpassen. Het is van cruciaal belang omdat het niet naleven van één regel de reputatie en de werking van het bedrijf in gevaar kan brengen.