Vad är personaladministration?

Personaladministration, bättre känd som HR-ledning (HR), är samordning och reglering av anställda i ett företag. Det handlar om att organisera, rekrytera, anställa, utbilda och utvärdera arbetare. Konfliktlösning och laglig efterlevnad är också viktiga aspekter. Med ett bra HR-team som gör sina jobb bra kommer ett företag ofta i slutändan att vara mer effektivt och konkurrenskraftigt, vilket genererar ytterligare intäkter.

Organisation

I de flesta företag innebär en välorganiserad arbetskraft större effektivitet, produktivitet och intäkter. Personaladministrationens första mål är därför att organisera alla anställda på ett sådant sätt att de kan samarbeta och utföra uppgifter på bästa sätt. Exempel på frågor inom detta område inkluderar hur många avdelningar som är nödvändiga, hur många individer som ska vara i varje avdelning, vad förhållandet mellan chef och anställd ska vara och vilka alternativa kommandokedjor som ska användas när chefer inte kan kontaktas. Organisationen hanterar också hur man tilldelar individer till specifika projekt, samt att hålla de anställda friska och säkra i arbetsmiljön.

Rekrytering och anställning

När de i ett företags personaladministrationsteam vet hur de ska organisera arbetare och deras projekt börjar de rekrytera och anställa anställda aktivt. De lägger upp meddelanden om tillgängliga positioner, organiserar eller deltar i evenemang som jobbmässor och genomför första intervjuer för att hitta de mest kvalificerade och erfarna kandidaterna. De vidarebefordrar sedan information om de slutliga kandidaterna till avdelningschefer, som ofta genomför de senaste intervjuerna och ringer om vem de ska anställa.

Träning

Anställda som är nya i ett företag känner inte alltid företagets policyer och rutiner, även om de har otrolig erfarenhet och kompetensuppsättningar. Träning är nästan alltid nödvändig för att avhjälpa detta. Medlemmar i HR-avdelningen kan utveckla de utbildningsevenemang och dokumentation som krävs för att få anställda att arbeta effektivt. De sätter ihop och övervakar ytterligare utbildning, till exempel den som behövs för att gå vidare till en annan position i företaget. I vissa fall samarbetar de med olika utbildningsinstitutioner för att utveckla program som gör det möjligt för anställda att få certifieringar eller grader relaterade till branschen.

bedömning

De flesta företag vill veta att deras anställda presterar på en viss nivå. De vill också veta att arbetarna följer policyer och rutiner. En uppgift för personaladministrationsteamet är därför att utveckla tekniker och verktyg som chefer kan använda för utvärderingsändamål. Ett vanligt exempel är ett standardiserat formulär för en anställdas prestationsgranskning. HR-anställda använder de uppgifter som samlas in genom dessa artiklar för att analysera verksamheten inom företaget och för att fatta beslut som om de ska höja lönen.

Konfliktlösning

En fördel med att använda människor jämfört med maskiner är att individer kan vara innovativa och visa logiska tankeprocesser baserade på erfarenhet, men människor kommer inte alltid överens när de strävar efter att göra detta. HR-avdelningen ansvarar för att lösa konflikter som kan uppstå i företaget, särskilt de mellan olika ledningsnivåer. De arbetar också för att lösa konflikter som inte är mänskliga, till exempel en ny anställd som känner sig inte på plats i sin arbetsmiljö. Att hålla detaljerade register med anknytning till dessa aktiviteter är ett måste, eftersom vissa konflikter så småningom leder till disciplinära åtgärder eller avslutande som, om de inte genomförs korrekt, kan leda till rättegångar.

Personalförvaltare har i allmänhet enklare tid att lösa konflikter när de har en solid ram av tydliga policyer och rutiner att falla tillbaka på. Politik och rutiner låter personalavdelningens anställda förbli objektiva när de försöker hitta livskraftiga lösningar. De säkerställer också att alla föreslagna lösningar är i linje med företagets mål. HR-teamet arbetar nära med ledningsmedlemmarna för att sätta ihop policy- och procedurdokumentation av detta skäl.

Lagstiftning efterlevs

Medlemmar i HR-teamet tittar på policyer och regler inte bara för deras företag utan för deras jurisdiktion. De säkerställer att anställda fyller i rätt skatteformer, till exempel, och alla andra myndigheter som kräver pappersarbete. Denna uppgift är utmanande eftersom ny lagstiftning antas regelbundet, vilket kräver att personaladministratörerna anpassar verksamheten och dokumentationen inom verksamheten. Det är avgörande eftersom att inte ens en föreskrift följer företagets rykte och drift.