Qu'est-ce que l'administration du personnel?
L'administration du personnel, mieux connue sous le nom de gestion des ressources humaines (RH), est la coordination et la réglementation des employés d'une entreprise. Cela implique l'organisation, le recrutement, l'embauche, la formation et l'évaluation des travailleurs. La résolution des conflits et le respect de la loi sont également des aspects importants. Avec une bonne équipe de ressources humaines qui fait bien son travail, une entreprise sera souvent au final plus efficace et compétitive, générant des revenus supplémentaires.
Organisation
Dans la plupart des entreprises, une main-d'œuvre bien organisée se traduit par une efficacité, une productivité et des revenus accrus. Par conséquent, le premier objectif de l’administration du personnel est d’organiser tous les employés de manière à leur permettre de coopérer et d’accomplir leurs tâches de la meilleure façon possible. Les exemples de problèmes dans ce domaine incluent le nombre de départements nécessaires, le nombre de personnes dans chaque département, le rapport entre le nombre de responsables et le nombre d'employés, et les autres chaînes de commande à utiliser lorsque les responsables ne peuvent pas être contactés. L’organisation traite également de la manière d’affecter des personnes à des projets spécifiques, ainsi que de maintenir les employés en santé et en sécurité dans leur environnement de travail.
Recrutement et Embauche
Une fois que les membres de l’équipe d’administration du personnel d’une entreprise savent comment organiser les travailleurs et leurs projets, ils commencent à recruter et à embaucher des employés de manière active. Ils affichent des avis sur les postes disponibles, organisent ou participent à des événements tels que des salons de l'emploi et mènent des entretiens initiaux pour trouver les candidats les plus qualifiés et les plus expérimentés. Ils transmettent ensuite des informations sur les candidats finaux aux chefs de département, qui mènent souvent les derniers entretiens et demandent qui engager.
Entraînement
Les employés qui sont nouveaux dans une entreprise ne connaissent pas toujours les politiques et procédures de l'entreprise, même s'ils possèdent une expérience et des compétences incroyables. Une formation est presque toujours nécessaire pour remédier à cela. Les membres du service des ressources humaines peuvent élaborer les activités de formation et la documentation nécessaires pour que les employés travaillent efficacement. Ils ont également organisé et supervisé des formations supplémentaires, telles que celles nécessaires pour accéder à un poste différent dans l'entreprise. Dans certains cas, ils collaborent avec divers établissements d’enseignement afin de mettre au point des programmes permettant aux employés d’obtenir des certifications ou des diplômes en rapport avec l’industrie.
Évaluation
La plupart des entreprises veulent savoir que leurs employés sont performants à un certain niveau. Ils veulent également savoir que les travailleurs suivent bien les politiques et les procédures. Une des tâches de l’équipe d’administration du personnel consiste donc à élaborer des techniques et des outils que les gestionnaires peuvent utiliser à des fins d’évaluation. Un exemple courant est un formulaire normalisé d’évaluation du rendement d’un employé. Les travailleurs des ressources humaines utilisent les données collectées via ces éléments pour analyser l'activité au sein de l'entreprise et prendre des décisions telles que l'augmentation éventuelle des salaires.
Résolution de conflit
L'utilisation des personnes par rapport aux machines présente l'avantage de pouvoir innover et d'afficher des processus de pensée logiques basés sur l'expérience, mais les gens ne s'entendent pas toujours pour le faire. Le service des ressources humaines est responsable de la résolution des conflits pouvant survenir dans l'entreprise, en particulier de ceux entre différents niveaux de direction. Ils travaillent également à résoudre des conflits qui ne sont pas interpersonnels, tels qu'un nouvel employé qui se sent mal à l'aise dans son environnement de travail. Il est impératif de conserver des registres détaillés relatifs à ces activités, car certains conflits donnent lieu à des mesures disciplinaires ou à des licenciements qui, s’ils ne sont pas correctement exécutés, peuvent donner lieu à des poursuites.
Les agents de gestion du personnel ont généralement plus de facilité à résoudre les conflits quand ils disposent d’un solide cadre de politiques et de procédures claires sur lesquelles s’appuyer. Les politiques et procédures permettent aux employés du service du personnel de rester objectifs dans la recherche de solutions viables. Ils veillent également à ce que les solutions proposées soient conformes aux objectifs de l'entreprise. Pour cette raison, l’équipe des ressources humaines collabore étroitement avec les membres de la direction afin d’élaborer une documentation sur les politiques et les procédures.
Conformité légale
Les membres de l'équipe des ressources humaines examinent les politiques et les réglementations non seulement pour leur entreprise, mais également pour leur juridiction. Ils veillent à ce que les employés remplissent les formulaires d'impôt appropriés, par exemple, ainsi que tout autre document requis par le gouvernement. Cette tâche est difficile, car de nouvelles lois sont régulièrement adoptées, obligeant les agents de l'administration du personnel à ajuster les activités et la documentation au sein de l'entreprise. Cela est essentiel car le non-respect d'une seule réglementation peut mettre en péril la réputation et le fonctionnement de l'entreprise.