Hvad er personaleadministration?
Personaleadministration, bedre kendt som HR-ledelse (HR), er koordinering og regulering af medarbejdere i en virksomhed. Det involverer organisering, rekruttering, ansættelse, træning og vurdering af arbejdstagere. Konfliktløsning og juridisk overholdelse er også vigtige aspekter. Med et godt HR-team, der gør deres job godt, vil en virksomhed ofte i sidste ende være mere effektiv og konkurrencedygtig og skabe yderligere indtægter.
Organisation
I de fleste virksomheder betyder en velorganiseret arbejdsstyrke større effektivitet, produktivitet og indtægter. Det første mål med personaleadministration er derfor at organisere alle medarbejdere på en sådan måde, at de kan samarbejde og udføre opgaver bedst muligt. Eksempler på problemer på dette område inkluderer, hvor mange afdelinger er nødvendige, hvor mange personer der skal være i hver afdeling, hvad forholdet mellem manager og medarbejder skal være, og hvilke alternative kommandokæder, der skal bruges, når ledere ikke kan kontaktes. Organisation beskæftiger sig også med, hvordan man tildeler enkeltpersoner til specifikke projekter, samt at holde medarbejderne sunde og sikre i arbejdsmiljøet.
Rekruttering og ansættelse
Når de i en virksomheds personaleadministrationsteam ved, hvordan de skal organisere arbejdstagere og deres projekter, begynder de at rekruttere og ansætte medarbejdere aktivt. De offentliggør meddelelser om ledige stillinger, organiserer eller deltager i arrangementer som jobmesser og gennemfører indledende interviews for at finde de mest kvalificerede og erfarne kandidater. De videregiver derefter information om de endelige kandidater til afdelingsledere, der ofte gennemfører de sidste interviews og ringer om, hvem de skal ansætte.
Uddannelse
Medarbejdere, der er nye i en virksomhed, kender ikke altid virksomhedens politikker og procedurer, selvom de har utrolige erfaringer og færdigheder. Træning er næsten altid nødvendigt for at afhjælpe dette. Medlemmer af HR-afdelingen kan udvikle de træningsbegivenheder og dokumentation, der er nødvendig for at få medarbejderne til at arbejde effektivt. De sammensætter og overvåger yderligere uddannelse, såsom den, der er nødvendig for at gå videre til en anden position i virksomheden. I nogle tilfælde samarbejder de med forskellige uddannelsesinstitutioner for at udvikle programmer, der giver de ansatte mulighed for at få certificeringer eller grader relateret til branchen.
Vurdering
De fleste virksomheder ønsker at vide, at deres medarbejdere presterer på et bestemt niveau. De vil også vide, at arbejderne følger politikker og procedurer godt. En af personaleadministrationsteamets pligter er derfor at udvikle teknikker og værktøjer, som ledere kan bruge til vurderingsformål. Et almindeligt eksempel er en standardiseret form til en medarbejdernes præstationsgennemgang. HR-medarbejdere bruger de data, der er indsamlet gennem disse poster, til at analysere aktiviteten i virksomheden og til at træffe beslutninger, f.eks. Om de skal hæve lønningen.
Konfliktløsning
En fordel ved at bruge mennesker frem for maskiner er, at enkeltpersoner kan være innovative og vise logiske tankeprocesser baseret på erfaring, men folk kommer ikke altid sammen, når de bestræber sig på at gøre dette. HR-afdelingen er ansvarlig for at løse konflikter, der kan opstå i virksomheden, især mellem forskellige ledelsesniveauer. De arbejder også på at løse konflikter, der ikke er interpersonelle, såsom en ny medarbejder, der føler sig ude af plads i sit arbejdsmiljø. At føre detaljerede poster i forbindelse med disse aktiviteter er et must, da nogle konflikter i sidste ende fører til disciplinær handling eller afslutning, som, hvis den ikke udføres korrekt, kan føre til retssager.
Personale ledelsesansatte har normalt en lettere tid på at løse konflikter, når de har en solid ramme af klare politikker og procedurer at falde tilbage på. Politik og procedurer lader personaleafdelingsmedarbejderne forblive objektive, når de forsøger at finde levedygtige løsninger. De sikrer også, at de foreslåede løsninger er i overensstemmelse med virksomhedens mål. HR-teamet arbejder tæt sammen med ledelsesmedlemmerne for at sammensætte politik- og procedurdokumentation af denne grund.
Overholdelse af lovgivningen
Medlemmer af HR-teamet ser på politikker og forskrifter ikke kun for deres virksomhed, men for deres jurisdiktion. De sikrer, at medarbejderne udfylder de korrekte skatteformer, for eksempel og enhver anden regering kræver papirarbejde. Denne opgave er udfordrende, fordi der regelmæssigt vedtages ny lovgivning, der kræver, at personaleadministrationsmedarbejderne tilpasser aktiviteterne og dokumentationen i virksomheden. Det er kritisk, fordi manglende overholdelse af selv en regel kan sætte virksomhedens omdømme og drift i fare.