Hva er personaladministrasjon?

Personaladministrasjon, bedre kjent som HR-ledelse, er koordinering og regulering av ansatte i et selskap. Det innebærer organisering, rekruttering, ansettelse, opplæring og vurdering av arbeidstakere. Konfliktløsning og juridisk etterlevelse er også viktige aspekter. Med et godt HR-team som gjør jobben sin bra, vil et selskap ofte være mer effektivt og konkurransedyktig, og generere merinntekter.

Organisasjon

I de fleste virksomheter betyr en godt organisert arbeidsstokk større effektivitet, produktivitet og inntekter. Det første målet med personaladministrasjon er derfor å organisere alle ansatte på en slik måte at de kan samarbeide og fullføre oppgaver på en best mulig måte. Eksempler på problemer på dette området inkluderer hvor mange avdelinger som er nødvendige, hvor mange individer som skal være i hver avdeling, hva forholdet mellom leder og ansatt skal være, og hvilke alternative kommandokjeder som skal brukes når ledere ikke kan kontaktes. Organisasjon tar også for seg hvordan man tilordner enkeltpersoner til spesifikke prosjekter, samt å holde de ansatte sunne og trygge i arbeidsmiljøet.

Rekruttering og ansettelse

Når de i selskapets personaladministrasjonsteam vet hvordan de skal organisere arbeidere og prosjekter, begynner de å rekruttere og ansette ansatte aktivt. De legger ut varsler om ledige stillinger, organiserer eller deltar i arrangementer som jobbmesser, og gjennomfører innledende intervjuer for å finne de mest kvalifiserte og erfarne kandidatene. De videreformidler deretter informasjon om de endelige kandidatene til avdelingsledere, som ofte gjennomfører de siste intervjuene og ringer om hvem de skal ansette.

Trening

Ansatte som er nye i et selskap, kjenner ikke alltid virksomhetens policyer og prosedyrer, selv om de har utrolig erfaring og ferdighetssett. Trening er nesten alltid nødvendig for å avhjelpe dette. Medlemmer av HR-avdelingen kan utvikle treningseventer og dokumentasjon som er nødvendig for å få ansatte til å jobbe effektivt. De har også satt sammen og overvåket tilleggsopplæring, slik som det som trengs for å komme videre til en annen stilling i selskapet. I noen tilfeller samarbeider de med forskjellige utdanningsinstitusjoner for å utvikle programmer som lar de ansatte få sertifiseringer eller grader relatert til bransjen.

evaluering

De fleste selskaper ønsker å vite at de ansatte presterer på et visst nivå. De vil også vite at arbeiderne følger politikk og prosedyrer godt. En plikt for personaladministrasjonsteamet er derfor å utvikle teknikker og verktøy som ledere kan bruke til vurderingsformål. Et vanlig eksempel er et standardisert skjema for en ansattes gjennomgang av resultater. HR-arbeidere bruker dataene som er samlet inn gjennom disse varene for å analysere aktiviteten i selskapet og til å ta avgjørelser som om de vil øke lønnen.

Konfliktløsning

En fordel med å bruke mennesker fremfor maskiner er at enkeltpersoner kan være innovative og vise logiske tankeprosesser basert på erfaring, men folk kommer ikke alltid sammen når de prøver å gjøre dette. HR-avdelingen er ansvarlig for å løse konflikter som kan oppstå i selskapet, spesielt de mellom ulike ledelsesnivåer. De jobber også for å løse konflikter som ikke er mellommenneskelige, for eksempel en nyansatt som føler seg malplassert i arbeidsmiljøet sitt. Å føre detaljerte journaler relatert til disse aktivitetene er et must, ettersom noen konflikter til slutt fører til disiplinærhandling eller avslutning som, hvis ikke riktig utført, kan føre til søksmål.

Personalledelsesansatte har generelt enklere tid på å løse konflikter når de har en solid ramme av klare retningslinjer og prosedyrer å falle tilbake på. Retningslinjene og prosedyrene lar personalavdelingsansatte forbli objektive når de prøver å finne levedyktige løsninger. De sikrer også at alle foreslåtte løsninger er i tråd med selskapets mål. HR-teamet samarbeider tett med medlemmer av ledelsen for å sette sammen politikk- og prosedyredokumentasjon av denne grunn.

Juridisk etterlevelse

Medlemmer av HR-teamet ser på retningslinjer og regler ikke bare for deres selskap, men for deres jurisdiksjon. De sikrer at ansatte fyller ut de riktige skatteskjemaene, for eksempel, og andre myndigheter som kreves papirer. Denne oppgaven er utfordrende fordi ny lovgivning vedtas jevnlig, noe som krever at personaladministrasjonsarbeiderne tilpasser aktivitetene og dokumentasjonen i virksomheten. Det er avgjørende fordi manglende overholdelse av enda en forskrift kan bringe omdømme og drift av selskapet i fare.