Was ist Personaladministration?
Personaladministration, besser bekannt als Personalmanagement, ist die Koordination und Regulierung der Mitarbeiter in einem Unternehmen. Es beinhaltet die Organisation, Rekrutierung, Einstellung, Schulung und Bewertung von Arbeitnehmern. Konfliktlösung und Einhaltung von Gesetzen sind ebenfalls wichtige Aspekte. Wenn ein gutes HR-Team seine Arbeit gut erledigt, ist ein Unternehmen letztendlich oft effizienter und wettbewerbsfähiger und generiert zusätzliche Einnahmen.
Organisation
In den meisten Unternehmen bedeutet eine gut organisierte Belegschaft mehr Effizienz, Produktivität und Umsatz. Das erste Ziel der Personaladministration ist es daher, alle Mitarbeiter so zu organisieren, dass sie zusammenarbeiten und Aufgaben bestmöglich erledigen können. Beispiele für Probleme in diesem Bereich sind die Anzahl der erforderlichen Abteilungen, die Anzahl der Mitarbeiter in jeder Abteilung, das Verhältnis zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern sowie die Verwendung alternativer Befehlsketten, wenn Vorgesetzte nicht kontaktiert werden können. Die Organisation befasst sich auch mit der Zuordnung von Personen zu bestimmten Projekten sowie mit der Erhaltung der Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter im Arbeitsumfeld.
Rekrutierung und Einstellung
Sobald die Mitarbeiter der Personalverwaltung eines Unternehmens wissen, wie sie ihre Mitarbeiter und ihre Projekte organisieren können, beginnen sie, Mitarbeiter aktiv zu rekrutieren und einzustellen. Sie veröffentlichen Bekanntmachungen über verfügbare Stellen, organisieren oder nehmen an Veranstaltungen wie Jobmessen teil und führen erste Interviews, um die qualifiziertesten und erfahrensten Kandidaten zu finden. Anschließend geben sie Informationen über die endgültigen Kandidaten an Abteilungsleiter weiter, die häufig die letzten Interviews durchführen und anrufen, wen sie einstellen möchten.
Ausbildung
Mitarbeiter, die neu in einem Unternehmen sind, kennen die Unternehmensrichtlinien und -verfahren nicht immer, selbst wenn sie über unglaubliche Erfahrungen und Fähigkeiten verfügen. Um dies zu beheben, ist fast immer eine Schulung erforderlich. Die Mitarbeiter der Personalabteilung können die Schulungsveranstaltungen und Unterlagen entwickeln, die für eine effiziente Arbeit der Mitarbeiter erforderlich sind. Sie stellen auch zusätzliche Schulungen zusammen und beaufsichtigen diese, um beispielsweise eine andere Position im Unternehmen einzunehmen. In einigen Fällen arbeiten sie mit verschiedenen Bildungseinrichtungen zusammen, um Programme zu entwickeln, mit denen Mitarbeiter branchenbezogene Zertifizierungen oder Abschlüsse erhalten.
Bewertung
Die meisten Unternehmen möchten wissen, dass ihre Mitarbeiter eine bestimmte Leistung erbringen. Sie möchten auch wissen, dass die Arbeitnehmer Richtlinien und Verfahren gut befolgen. Eine Aufgabe des Personaladministrationsteams besteht daher darin, Techniken und Tools zu entwickeln, die Manager für Bewertungszwecke verwenden können. Ein gängiges Beispiel ist ein standardisiertes Formular für eine Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter. HR-Mitarbeiter verwenden die über diese Elemente gesammelten Daten, um die Aktivitäten innerhalb des Unternehmens zu analysieren und Entscheidungen zu treffen, z. B. ob das Gehalt erhöht werden soll.
Konfliktlösung
Ein Vorteil des Einsatzes von Menschen gegenüber Maschinen besteht darin, dass Individuen innovativ sein und logische Denkprozesse basierend auf Erfahrung darstellen können, aber die Menschen verstehen sich nicht immer, wenn sie danach streben. Die Personalabteilung ist verantwortlich für die Lösung von Konflikten, die im Unternehmen auftreten können, insbesondere zwischen verschiedenen Führungsebenen. Sie arbeiten auch an der Lösung von Konflikten, die nicht zwischenmenschlich sind, z. B. wenn sich ein neuer Mitarbeiter in seinem Arbeitsumfeld fehl am Platz fühlt. Das Führen detaillierter Aufzeichnungen zu diesen Aktivitäten ist ein Muss, da einige Konflikte letztendlich zu Disziplinarmaßnahmen oder Kündigungen führen können, die, wenn sie nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden, zu Rechtsstreitigkeiten führen können.
Mitarbeiter im Personalmanagement haben im Allgemeinen eine leichtere Lösung von Konflikten, wenn sie über einen soliden Rahmen klarer Richtlinien und Verfahren verfügen, auf die sie zurückgreifen können. Die Richtlinien und Verfahren ermöglichen es den Mitarbeitern der Personalabteilung, objektiv zu bleiben und tragfähige Lösungen zu finden. Sie stellen auch sicher, dass die vorgeschlagenen Lösungen den Unternehmenszielen entsprechen. Aus diesem Grund arbeitet das HR-Team eng mit den Mitgliedern der Geschäftsleitung zusammen, um Richtlinien- und Verfahrensdokumentationen zu erstellen.
Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen
Die Mitglieder des HR-Teams untersuchen Richtlinien und Vorschriften nicht nur für ihr Unternehmen, sondern auch für ihre Gerichtsbarkeit. Sie stellen sicher, dass die Mitarbeiter beispielsweise die entsprechenden Steuerformulare ausfüllen und alle anderen behördlich vorgeschriebenen Unterlagen ausfüllen. Diese Aufgabe ist eine Herausforderung, da regelmäßig neue Gesetze verabschiedet werden, nach denen die Mitarbeiter der Personalverwaltung die Aktivitäten und die Dokumentation innerhalb des Unternehmens anpassen müssen. Dies ist von entscheidender Bedeutung, da die Nichteinhaltung einer einzigen Vorschrift den Ruf und den Betrieb des Unternehmens gefährden kann.