Wat is Petty Cash?
De meeste bedrijven hebben een kleine hoeveelheid contant geld nodig voor bepaalde uitgaven, zoals kantoorbenodigdheden en dergelijke. Dit wordt meestal klein geld genoemd en het woord klein is een uitspraakcorruptie van het Franse petit , wat klein of klein betekent. Het merendeel van de kleine bedrijven heeft een kleingeldfonds van ongeveer $ 100 US Dollars (USD). Grotere bedrijven, met name die met meerdere afdelingen, kunnen een aanzienlijk deel van dit geld in handen hebben van verschillende bewaarders.
Ondernemers kunnen denken dat het voor de moderne onderneming nauwelijks nodig is om een kleine kasvoorraad te hebben, omdat het zo gemakkelijk is om zaken als zakelijke geldautomaten of creditcards te gebruiken. Het voordeel van contant geld is echter dat elke medewerker het kan gebruiken, terwijl bedrijfskaarten meestal beperkt zijn tot een paar gebruikers. Klein geld bespaart de noodzaak om meer werknemers toegang tot creditcards te geven en maximaliseert het aantal werknemers dat kan worden ingezet om een boodschap te doen om iets kleins voor het bedrijf te verkrijgen.
Zoals bij elke zakelijke uitgave, moet klein geld zorgvuldig worden gevolgd. Wanneer werknemers het gebruiken, moeten zij kwitanties voor hun aankopen verstrekken. Veel ondernemers of geldbewaarders moeten ook een logboek van uitgaven bijhouden. Als alternatief worden fondsen soms geregistreerd via een tegoedbonsysteem. Mensen kunnen kleine aankopen doen met hun eigen geld en worden vergoed door een voucher in te vullen. Elke voucher is een manier om uitgaven bij te houden om er zeker van te zijn dat ze oplopen.
Het is heel belangrijk om ervoor te zorgen dat contanten bij elkaar komen. Niet volgen waar het geld naartoe gaat, kan gemakkelijk leiden tot misbruik. Gewoonlijk moeten bedrijven ervoor zorgen dat het bedrag van alle bonnen of vouchers plus het contante geld altijd gelijk is aan het totale toegestane bedrag aan kleine contanten. Naarmate vouchers of bonnen beginnen te stijgen en contant geld daalt, vult het bedrijf het contante bedrag aan en zorgt ervoor dat alle uitgaven correct zijn geregistreerd volgens de door het bedrijf gebruikte boekhoudmethode.
Een ander ding dat belangrijk is, is ervoor zorgen dat contant geld op een veilige locatie wordt bewaard. Contant geld is duidelijk onveilig wanneer het op een open locatie wordt achtergelaten en moet in een kluis, een kassa of iets als een afgesloten lade worden bewaard. Gewoonlijk heeft één persoon er toegang toe en wordt hij de bewaarder genoemd. In sommige bedrijven, zoals winkels, is er een aanzienlijke hoeveelheid contant geld beschikbaar in registers. Het is mogelijk dat kleine contanten in het register worden bewaard, of dat de werkgever eenvoudigweg registergelden gebruikt voor kleine uitgaven, vouchers of bonnen achterlaat waarmee iedereen de registergelden gelijkmatig in evenwicht kan houden wanneer de winkel of het register sluit.