Co je Petty Cash?
Většina podniků vyžaduje malé množství hotovosti po ruce na určité výdaje, jako jsou kancelářské potřeby a podobně. To se obvykle nazývá drobná hotovost a slovo drobná je korupce výslovnosti francouzského drobného , což znamená malé nebo malé. Většina malých podniků má drobný hotovostní fond ve výši zhruba 100 USD (USD). Větší obchody, zejména ty, které mají mnoho oddělení, mohou mít značné množství této hotovosti v držení různých správců.
Majitelé podniků by si mohli myslet, že by pro moderní firmu bylo stěží nutné mít drobnou hotovost, protože je tak snadné používat věci jako obchodní bankomat nebo kreditní karty. Výhodou hotovosti je však to, že ji může použít kterýkoli zaměstnanec, zatímco firemní karty bývají omezeny na několik uživatelů. Petty cash šetří nutnost umožnit více zaměstnancům přístup ke kreditním kartám a maximalizuje počet zaměstnanců, kteří mohou být zaměstnáni, aby mohli podnikat drobné věci, aby získali něco malého pro podnikání.
Stejně jako u jiných obchodních nákladů musí být drobná hotovost pečlivě sledována. Když jej zaměstnanci používají, musí za své nákupy poskytnout doklady. Mnoho majitelů podniků nebo správců hotovosti musí také vést knihu výdajů. Alternativně se někdy prostředky zaznamenávají prostřednictvím systému poukázek. Lidé mohou provádět drobné nákupy z vlastních peněz a být vypláceni vyplněním poukázky. Každý poukaz je způsob, jak sledovat výdaje a ujistit se, že se sčítají.
Zajištění toho, aby se peníze zvýšily, je velmi důležité. Nesledování toho, kam peníze směřují, může snadno vést k zneužívání. Podniky se obvykle musí ujistit, že množství jakýchkoli účtenek nebo kupónů plus hotovost se vždy rovná celkovému množství drobných povolených peněz. Jak se poukazy nebo příjmy začínají zvyšovat a klesají hotovost, podnik doplňuje částku v hotovosti a zajišťuje, aby všechny výdaje byly řádně zaznamenány podle účetní metody používané společností.
Další důležitá věc je zajistit, aby hotovost byla uložena na bezpečném místě. Hotovost je zjevně nezabezpečená, pokud je ponechána na otevřeném místě, a měla by být uchovávána v trezoru, pokladně nebo něčem jako zamčené zásuvce. Obvykle k němu má přístup jedna osoba a nazývá se depozitář. V některých podnicích, jako jsou maloobchodní prodejny, je v registrech k dispozici značné množství hotovosti. Je možné, že drobná hotovost bude uložena v registru, nebo zaměstnavatel může jednoduše použít prostředky registru pro malé výdaje, přičemž ponechá poukázky nebo příjmy, které umožní komukoli vyrovnat prostředky registru po uzavření obchodu nebo registru.