Cos'è Petty Cash?
La maggior parte delle aziende richiede una piccola quantità di denaro a portata di mano per determinate spese come forniture per ufficio e simili. Questo di solito si chiama piccolo denaro, e la parola piccolo è una corruzione della pronuncia del piccolo francese, che significa piccolo o piccolo. La maggior parte delle piccole imprese ha un piccolo fondo di cassa di circa $ 100 dollari statunitensi (USD). Le grandi imprese, in particolare quelle che hanno numerosi dipartimenti, possono avere una quantità significativa di questo denaro detenuto da vari custodi.
Gli imprenditori potrebbero pensare che difficilmente sarebbe necessario per le aziende moderne avere una piccola quantità di denaro contante, dal momento che è così facile usare cose come bancomat o carte di credito. Tuttavia, il vantaggio del denaro è che qualsiasi dipendente può utilizzarlo, mentre le carte aziendali tendono ad essere limitate al massimo a pochi utenti. La piccola quantità di denaro risparmia la necessità di dare a più dipendenti l'accesso alle carte di credito e massimizza il numero di dipendenti che possono essere impiegati per svolgere una commissione per ottenere qualcosa di piccolo per l'azienda.
Come per qualsiasi spesa aziendale, la piccola quantità di denaro deve essere tracciata attentamente. Quando i dipendenti lo usano, devono fornire le ricevute per i loro acquisti. Molti imprenditori o custodi del denaro contante devono anche tenere un registro delle spese. In alternativa, a volte i fondi vengono registrati attraverso un sistema di voucher. Le persone possono effettuare piccoli acquisti con i propri soldi ed essere rimborsati compilando un voucher. Ogni buono è un modo per tenere traccia delle spese per assicurarsi che si sommino.
L'attività di accertamento del contante è molto importante. Non tracciare dove vanno i soldi può facilmente portare ad abusi. Di solito le aziende devono assicurarsi che l'ammontare di eventuali ricevute o buoni più il contante sia sempre uguale all'importo totale di contante consentito. Man mano che i buoni o le ricevute iniziano ad aumentare e il denaro diminuisce, l'azienda reintegra l'importo in contanti e si accerta che tutte le spese siano state debitamente registrate secondo il metodo contabile utilizzato dalla società.
Un'altra cosa importante è assicurarsi che i contanti siano conservati in un luogo sicuro. I contanti non sono ovviamente sicuri se lasciati in un luogo aperto e dovrebbero essere tenuti in una cassaforte, in una cassa o qualcosa del genere come un cassetto chiuso a chiave. Di solito una persona ha accesso ad essa ed è chiamata custode. In alcune aziende come i negozi al dettaglio, c'è una quantità significativa di denaro disponibile, disponibile nei registri. È possibile che piccole quantità di denaro vengano mantenute nel registro, oppure il datore di lavoro potrebbe semplicemente utilizzare i fondi del registro per piccole spese, lasciando buoni o ricevute che consentiranno a chiunque di bilanciare i fondi del registro in modo uniforme alla chiusura del negozio o del registro.