Vad är småkassa?
De flesta företag kräver en liten mängd kontanter till hands för vissa utgifter som kontorsmaterial och liknande. Detta kallas vanligen småkassa, och ordet små är en uttalande korruption av det franska petit , vilket betyder lite eller litet. Majoriteten av de små företagen har en småkassa på cirka 100 USD. Större affärer, särskilt de som har många avdelningar, kan ha en betydande mängd av dessa kontanter som innehas av olika depåförvaltare.
Företagare kanske tror att det knappast skulle vara nödvändigt för det moderna företaget att ha en små kontantförsörjning, eftersom det är så lätt att använda saker som affärsautomat eller kreditkort. Fördelen med kontanter är dock att alla anställda kan använda det, medan företagskort tenderar att vara begränsade till ett fåtal användare som mest. Små kontanter sparar nödvändigheten av att ge fler anställda tillgång till kreditkort och maximerar antalet anställda som kan anställas för att få ett ärende för att få lite saker för verksamheten.
Som med alla affärskostnader måste små kontanter spåras noggrant. När de anställda använder det måste de lämna in kvitton för sina inköp. Många företagare eller kontanta vårdnadshavare måste också hålla en loggbok över utgifter. Alternativt registreras ibland medel via ett kupongsystem. Människor kan göra små köp med sina egna pengar och få ersättning genom att fylla i en kupong. Varje kupong är ett sätt att spåra kostnader för att se till att de lägger till.
Verksamheten med att se till att kontanter lägger till är mycket viktigt. Att inte spåra vart kontanten går kan lätt leda till missbruk. Vanligtvis måste företag säkerställa att beloppet för alla kvitton eller kuponger plus kontanter alltid är lika med det totala tillåtna småbeloppet. När kuponger eller kvitton börjar öka och kontanter minskar, fyller verksamheten kontantbeloppet och gör att alla utgifter har bokförts korrekt enligt den redovisningsmetod som används av företaget.
En annan sak som är viktig är att se till att kontanter lagras på en säker plats. Kontanter är uppenbarligen osäkra när de lämnas på en öppen plats och borde förvaras i ett värdeskåp, en kassa eller något liknande en låst låda. Vanligtvis har en person tillgång till det och kallas vårdnadshavare. I vissa företag som detaljhandlare finns det en betydande mängd kontanter tillgängliga i register. Det är möjligt att små kontanter kommer att förvaras i registret, eller så kan arbetsgivaren helt enkelt använda registerfonder för små utgifter och lämna kuponger eller kvitton som gör att alla kan balansera registerfonderna jämnt när butiken eller registret stängs.