Hva er små kontanter?
De fleste virksomheter krever en liten mengde kontanter for hånden for visse utgifter som kontorrekvisita og lignende. Dette kalles vanligvis smålig kontanter, og ordet smålig er en uttale korrupsjon av den franske petit , som betyr lite eller lite. Flertallet av små bedrifter har et lite kontantfond på rundt $ 100 amerikanske dollar (USD). Større virksomhet, spesielt de som har mange avdelinger, kan ha et betydelig beløp av disse kontantene som holdes av forskjellige depotmenn.
Bedriftseiere tenker kanskje at det neppe ville være nødvendig for den moderne virksomheten å ha en liten kontantforsyning, siden det er så enkelt å bruke ting som minibank eller kredittkort. Fordelen med kontanter er imidlertid at enhver ansatt kan bruke det, mens firmakort har en tendens til å være begrenset til noen få brukere på det meste. Små kontanter sparer nødvendigheten av å gi flere ansatte tilgang til kredittkort, og maksimerer antall ansatte som kan ansettes for å lede et ærend for å skaffe noen små ting for virksomheten.
Som med alle forretningsutgifter, må småkontanter spores nøye. Når ansatte bruker det, må de fremlegge kvitteringer for kjøpet. Mange bedriftseiere eller kontante forvaltere må også føre en loggbok over utgifter. Alternativt blir noen ganger registrert midler gjennom et kupongsystem. Folk kan gjøre små innkjøp med egne penger og få refusjon ved å fylle ut en kupong. Hver kupong er en måte å spore utgifter for å sikre at de legger opp.
Det er veldig viktig å sørge for at kontanter legger opp. Å spore hvor kontantene går kan lett føre til misbruk. Vanligvis må virksomheter sørge for at beløpet for kvitteringer eller kuponger pluss kontantene alltid tilsvarer det totale tillatte småbeløp. Når kuponger eller kvitteringer begynner å øke og kontanter reduseres, fyller virksomheten kontantbeløpet og gjør at alle utgifter er blitt behørig bokført etter regnskapsmetoden som er brukt av selskapet.
En annen ting som er viktig er å sørge for at kontanter blir lagret på et trygt sted. Kontanter er åpenbart usikre når de blir liggende på et åpent sted, og bør oppbevares i en safe, en kasse eller noe som en låst skuff. Vanligvis har en person tilgang til det og kalles forvaringsmannen. I noen virksomheter som butikker, er det en betydelig mengde kontanter tilgjengelig, som er tilgjengelige i registre. Det er mulig at småkontanter vil bli ført i registeret, eller arbeidsgiveren kan ganske enkelt bruke registermidler for små utgifter, og etterlate bilag eller kvitteringer som gjør at noen kan balansere registermidlene jevnt når butikken eller registeret stenger.