Qu'est-ce que la petite caisse?
La plupart des entreprises ont besoin de peu d’argent pour certaines dépenses telles que les fournitures de bureau, etc. C'est ce qu'on appelle généralement la petite caisse, et le mot petite est une prononciation de corruption du petit français, qui signifie petit ou petit. La majorité des petites entreprises ont un fonds de petite caisse d'environ 100 dollars américains (USD). Les grandes entreprises, en particulier celles qui comptent de nombreux départements, peuvent avoir une quantité importante de cet argent détenu par divers dépositaires.
Les propriétaires d'entreprise pourraient penser qu'il ne serait guère nécessaire pour l'entreprise moderne de disposer d'un approvisionnement en petite caisse, car il est si facile d'utiliser des éléments tels que des guichets automatiques ou des cartes de crédit. Toutefois, l’avantage de l’argent liquide est que tout employé peut l’utiliser, alors que les cartes d’entreprise sont généralement limitées à quelques utilisateurs au maximum. La petite caisse évite d'avoir à donner à plus d'employés accès aux cartes de crédit et optimise le nombre d'employés pouvant être employés pour faire une course afin d'obtenir quelque chose de petit pour l'entreprise.
Comme pour toute dépense d'entreprise, la petite caisse doit faire l'objet d'un suivi attentif. Lorsque les employés l'utilisent, ils doivent fournir des reçus pour leurs achats. Beaucoup de propriétaires d’entreprises ou de dépositaires d’argent doivent également tenir un journal de leurs dépenses. Alternativement, les fonds sont parfois enregistrés via un système de bons. Les gens peuvent faire de petits achats avec leur propre argent et être remboursés en remplissant un bon. Chaque bon est un moyen de suivre les dépenses pour s’assurer qu’elles s’additionnent.
Il est très important de s’assurer que les liquidités s’additionnent. Ne pas savoir où va l'argent peut facilement mener à des abus. Habituellement, les entreprises doivent s’assurer que le montant de tous les reçus ou bons, plus l’argent en espèces, correspond toujours au montant total de la petite caisse admissible. Lorsque les bons ou les reçus commencent à augmenter et que les liquidités diminuent, l'entreprise reconstitue le montant en espèces et s'assure que toutes les dépenses ont été dûment enregistrées selon la méthode comptable utilisée par la société.
Une autre chose importante est de veiller à ce que les espèces soient stockées dans un endroit sûr. Il est évident que les espèces ne sont pas sécurisées lorsqu'elles sont laissées dans un lieu ouvert et doivent être conservées dans un coffre-fort, une caisse ou quelque chose comme un tiroir verrouillé. Habituellement, une personne y a accès et s'appelle le gardien. Dans certaines entreprises comme les magasins de détail, il existe une quantité importante d’espèces dans les registres. Il est possible que la petite caisse soit conservée dans le registre ou que l'employeur utilise simplement les fonds du registre pour de petites dépenses, en laissant des pièces justificatives ou des reçus qui permettront à quiconque d'équilibrer les fonds du registre à la fermeture du magasin ou du registre.