Quelles sont les étapes pour la réconciliation de la petite caisse?
La petite caisse est une petite somme d’argent qu’une entreprise conservera pour ses dépenses immatérielles. Le rapprochement des petites caisses consiste à examiner les recettes des dépenses de petite caisse et à faire correspondre le total au montant initial. Les étapes consistent souvent à examiner les demandes individuelles de petite caisse, à analyser les recettes pour les dépenses, à équilibrer les fonds, à enregistrer les écritures au journal et à reconstituer les fonds. Le service de la comptabilité s’acquitte généralement de ces tâches, bien que les petites entreprises puissent compter sur leurs propriétaires ou sur un secrétaire.
La plupart des entreprises exigent des employés qu'ils remplissent un petit document ou demandent une petite caisse. Cela peut nécessiter une autorisation de la direction afin que la société évite de donner de l'argent à des fins non commerciales. Cela aide également les comptables à déterminer qui a des fonds de petite caisse et à faire un suivi auprès de ces personnes pour s’assurer que l’employé ne vole pas cet argent. La demande de petite caisse sera également renvoyée au comptable avec l'argent restant et le reçu d'achat pour le rapprochement de la petite caisse.
Les comptables doivent analyser soigneusement les recettes lors du rapprochement de la petite caisse. Cela permet aux comptables de déterminer si l'argent a été dépensé de manière inappropriée ou si les biens achetés n'étaient pas nécessaires à l'entreprise. Le processus de base pour le rapprochement des recettes individuelles consiste à faire correspondre la demande de fonds initiale à la trésorerie restante et au reçu. Une fois terminé, le comptable réconciliera alors l’ensemble des fonds de petite caisse.
Le rapprochement des petites caisses consiste à prendre le solde de départ de la petite caisse et à soustraire le total des dépenses en fonction des reçus. Le comptable peut ensuite additionner l'argent présent dans la case et le comparer au chiffre calculé. Si les chiffres correspondent, le rapprochement de la petite caisse est terminé. Les différences peuvent obliger le comptable à rechercher l’erreur et à déterminer si le montant des liquidités est supérieur ou inférieur au chiffre calculé. Les entreprises peuvent ne pas considérer ces différences comme matérielles, ce qui se traduit par un rapprochement incomplet.
Une fois le processus de rapprochement des reçus terminé, le comptable créera une entrée de journal pour comptabiliser les dépenses dans le grand livre. Les grandes organisations peuvent enregistrer le montant dans un compte de dépenses diverses. Les petites entreprises peuvent souhaiter séparer ces dépenses afin de ne pas avoir de grands comptes de dépenses diverses. Une fois posté, le comptable déposera une demande de reconstitution des fonds de la petite caisse. Cela consiste généralement à envoyer une demande de chèque au service des comptes fournisseurs, à demander l'autorisation du propriétaire ou du responsable et à encaisser le chèque à la banque de la société. Les fonds iront ensuite dans la caisse pour une utilisation future.