Jakie są kroki do pojednania drobnej gotówki?
Drobna gotówka to niewielka suma pieniędzy, którą firma będzie trzymać pod ręką na niematerialne wydatki. Uzgodnienie drobnych środków pieniężnych to proces sprawdzania wpływów z drobnych wydatków gotówkowych i dopasowywania całości z powrotem do pierwotnej kwoty gotówkowej. Kroki często obejmują przeglądanie poszczególnych drobnych żądań gotówki, analizowanie pokwitowań pod kątem wydanych pieniędzy, równoważenie gotówki, księgowanie zapisów księgowych i uzupełnianie pieniędzy. Dział księgowości zazwyczaj wykonuje te obowiązki, chociaż małe firmy mogą polegać na właścicielach lub sekretarce.
Większość firm wymaga od pracowników wypełnienia małego dokumentu lub prośby o drobną gotówkę. Może to wymagać autoryzacji kierownictwa, aby firma unikała wydawania pieniędzy na cele niezwiązane z działalnością gospodarczą. Pomaga to również księgowym śledzić, kto ma niewielkie środki pieniężne i kontaktować się z tymi osobami, aby upewnić się, że pieniądze nie zostaną skradzione przez pracownika. Żądanie drobnej gotówki wróci również do księgowego wraz z pozostałą gotówką i pokwitowaniem zakupu w celu uzgodnienia drobnej gotówki.
Księgowi muszą uważnie analizować wpływy podczas uzgadniania drobnych środków pieniężnych. Pozwala to księgowym dowiedzieć się, czy pieniądze zostały wydane niewłaściwie lub czy zakupione towary nie były potrzebne firmie. Podstawowym procesem uzgadniania poszczególnych paragonów jest dopasowanie początkowego żądania środków do pozostałej gotówki i paragonu. Po zakończeniu księgowy uzgadni wszystkie fundusze gotówkowe.
Uzgodnienie drobnych środków pieniężnych polega na przyjęciu początkowego salda drobnych środków pieniężnych i odjęciu całkowitych wydatków na podstawie zwróconych wpływów. Księgowy może następnie zsumować gotówkę znajdującą się aktualnie w pudełku i porównać ją z obliczoną liczbą. Jeśli liczby się zgadzają, uzgadnianie drobnych środków pieniężnych jest zakończone. Różnice mogą wymagać od księgowego znalezienia błędu i stwierdzenia, czy gotówka jest wyższa czy niższa niż obliczona liczba. Firmy mogą nie postrzegać tych różnic jako istotnych, co może doprowadzić do niepełnego uzgodnienia.
Po zakończeniu procesu dopasowywania paragonów księgowy utworzy zapis księgowy, aby zaksięgować wydatki w księdze rachunkowej. Duże organizacje mogą zaksięgować tę kwotę na koncie wydatków różnych. Małe firmy mogą chcieć oddzielić te wydatki, aby nie miały dużych kont z różnymi wydatkami. Po opublikowaniu księgowy złoży wniosek o uzupełnienie funduszy drobnych środków pieniężnych. Zazwyczaj wiąże się to z wysłaniem żądania czeku do działu płatności, z prośbą o autoryzację od właściciela lub kierownika oraz spłatą czeku w banku firmy. Fundusze trafią następnie do kasy do wykorzystania w przyszłości.