Quais são as etapas para a reconciliação de pequenos fundos?
Dinheiro insignificante é uma pequena quantia que uma empresa manterá à mão para despesas imateriais. A reconciliação de caixa insignificante é o processo de analisar os recebimentos de despesas com caixa insignificante e comparar o total com o valor original em dinheiro. As etapas geralmente incluem a revisão de solicitações individuais de pequenos fundos, analisando os recebimentos do dinheiro gasto, equilibrando o caixa, lançando os lançamentos contábeis manuais e reabastecendo o dinheiro. O departamento de contabilidade normalmente lida com essas funções, embora as pequenas empresas possam contar com proprietários ou uma secretária.
A maioria das empresas exige que os funcionários preencham um pequeno documento ou solicitem dinheiro em espécie. Isso pode exigir autorização administrativa, para que a empresa evite doar dinheiro para fins não comerciais. Isso também ajuda os contadores a rastrear quem tem fundos menores e acompanhar esses indivíduos para garantir que o dinheiro não seja roubado pelo funcionário. A solicitação de pequeno valor também retornará ao contador, juntamente com o restante do dinheiro e o recibo de compra para a reconciliação do pequeno valor.
Os contadores devem analisar cuidadosamente os recibos ao passar pela reconciliação de pequenos fundos. Isso permite que os contadores descubram se o dinheiro foi gasto indevidamente ou se os bens adquiridos não eram necessários pela empresa. O processo básico para reconciliar recebimentos individuais é combinar a solicitação inicial de fundos com as sobras de dinheiro e recebimentos. Depois de concluído, o contador conciliará todo o dinheiro do caixa.
A reconciliação do caixa pequeno envolve pegar o saldo inicial da caixa e subtrair o total das despesas com base nos recebimentos devolvidos. O contador pode adicionar o dinheiro atualmente na caixa e compará-lo com o valor calculado. Se os números corresponderem, a reconciliação do caixa pequeno será concluída. As diferenças podem exigir que o contador encontre o erro e descubra se o dinheiro é maior ou menor que o valor calculado. As empresas podem não ver essas diferenças como materiais, resultando em uma reconciliação incompleta.
Após a conclusão do processo de correspondência de recibos, o contador criará um lançamento contábil manual para lançar as despesas no razão contábil. Grandes organizações podem lançar o valor em uma conta de despesas diversas. As pequenas empresas podem desejar separar essas despesas para que não tenham grandes contas de despesas diversas. Uma vez publicado, o contador apresentará uma solicitação para reabastecer os fundos de pequeno valor. Isso geralmente envolve o envio de uma solicitação de cheque ao departamento de contas a pagar, solicitando autorização do proprietário ou gerente e descontando o cheque no banco da empresa. Os fundos irão para a caixa de dinheiro para uso futuro.