Hvad er trinnene til forenkling af små kontanter?
Små kontanter er et lille beløb, som et firma vil holde på hånden for uvæsentlige udgifter. Småkontantafstemning er processen med at se på indtægterne for små kontantudgifter og sammenligne det samlede beløb med det originale kontantbeløb. Trin inkluderer ofte gennemgang af individuelle anmodninger om småkontanter, analyse af kvitteringer for brugt penge, balance i kontanter, bogføring af journalposter og genpåfyldning af penge. Regnskabsafdelingen varetager typisk disse opgaver, skønt små virksomheder kan stole på ejere eller en sekretær.
De fleste virksomheder kræver, at medarbejderne udfylder et lille dokument eller anmoder om små kontanter. Det kan være nødvendigt med ledelsesmagt, så virksomheden undgår at give ud penge til ikke-forretningsmæssige formål. Dette hjælper også regnskabsfolk med at spore, hvem der har små kontante midler og opfølgning med disse personer for at sikre, at pengene ikke bliver stjålet af medarbejderen. Anmodningen om småkontanter vil også vende tilbage til regnskabsføreren sammen med de resterende kontanter og købskvittering for småkontantafstemningen.
Revisorer skal nøje analysere kvitteringerne, når de gennemgår småkontantafstemningen. Dette gør det muligt for revisorer at opdage, om pengene blev brugt forkert, eller at der ikke var brug for varer, der blev købt af virksomheden. Den grundlæggende proces til afstemning af individuelle kvitteringer er at matche den indledende anmodning om midler til de resterende kontanter og kvitteringer. Når først regnskabsføreren er afsluttet, forenes derefter alle små kontantfonde.
Afstemningen med små kontanter indebærer, at man tager startbalancen for småkassen og trækker de samlede udgifter baseret på de returnerede indtægter. Revisor kan derefter tilføje de kontante aktuelt i boksen og sammenligne dette med det beregnede tal. Hvis tallene stemmer overens, er småkontantafstemningen fuldført. Forskelle kan kræve, at regnskabsfører finder fejlen og opdager, om kontanterne er højere eller lavere end det beregnede tal. Virksomheder kan ikke se disse forskelle som væsentlige, hvilket resulterer i en ufuldstændig afstemning.
Når processen med kvitteringstilpasning er afsluttet, opretter revisor en journalpost for at bogføre udgifterne i regnskabsboksen. Store organisationer kan placere beløbet på en anden udgiftskonto. Små virksomheder ønsker måske at adskille disse udgifter, så de ikke har store diverse udgiftskonti. Når bogholderen er indsendt, indgiver en anmodning om at genopfylde små kontante midler. Dette involverer typisk at sende en checkanmodning til den afdelingsafdelingsafdelingsansvarlige, anmode om tilladelse fra ejeren eller manageren og indløse checken i virksomhedens bank. Midlerne vil derefter gå i kassen til fremtidig brug.