Jaké jsou kroky pro drobné vyrovnání peněz?

Drobná hotovost je malé množství peněz, které společnost bude mít po ruce pro nemateriální výdaje. Drobné vyrovnávání hotovosti je proces zkoumání příjmů pro drobné hotovostní výdaje a sladění celkové částky zpět s původní částkou v hotovosti. Kroky často zahrnují přezkoumání jednotlivých drobných žádostí o hotovost, analýzu příjmů za vynaložené peníze, vyrovnání zůstatku v hotovosti, zaúčtování záznamů v deníku a doplnění peněz. Účetní oddělení obvykle plní tyto povinnosti, i když malé společnosti se mohou spolehnout na majitele nebo tajemníka.

Většina společností požaduje, aby zaměstnanci vyplnili malý dokument nebo žádost o drobnou hotovost. To může vyžadovat manažerské povolení, aby se společnost vyhýbala rozdáváním peněz pro neobchodní účely. To také pomáhá účetním sledovat, kdo má drobné hotovostní prostředky, a sledovat s těmito jednotlivci, aby zajistil, že zaměstnanec nekradl peníze. Žádost o drobnou hotovost se také vrátí zpět k účetnímu, spolu se zbytkovou hotovostí a potvrzením o nákupu pro drobné odsouhlasení hotovosti.

Účetní musí pečlivě analyzovat příjmy, když procházejí drobným vyrovnáváním hotovosti. To umožňuje účetním zjistit, zda byly peníze utraceny nesprávně nebo že kupované zboží společnost nepotřebovala. Základním postupem pro sladění jednotlivých příjmů je sladění původní žádosti o peněžní prostředky se zbývající hotovostí a příjmem. Po dokončení účetní zúčtuje všechny drobné hotovostní prostředky.

Drobné odsouhlasení hotovosti zahrnuje odebrání počátečního zůstatku drobné pokladny a odečtení celkových výdajů na základě vrácených příjmů. Účetní pak může sčítat hotovost, která je v současné době v krabici, a porovnat ji s vypočítanou hodnotou. Pokud se čísla shodují, drobné vyrovnávání hotovosti je dokončeno. Rozdíly mohou vyžadovat, aby účetní zjistil chybu a zjistil, zda je hotovost vyšší nebo nižší než vypočtená hodnota. Společnosti nemusí tyto rozdíly považovat za významné, což vede k neúplnému usmíření.

Po dokončení procesu přiřazování účtenek účetní vytvoří účetní zápis, aby zaúčtoval výdaje do účetní knihy. Velké organizace mohou částku zaúčtovat na účet různých výdajů. Malé podniky mohou chtít oddělit tyto výdaje, takže nemají velké účty různých výdajů. Po zveřejnění účetní podá žádost o doplnění drobných peněžních prostředků. To obvykle zahrnuje odeslání požadavku na šek na účet splatného oddělení, vyžádání autorizace od vlastníka nebo manažera a proplacení šeku v bance společnosti. Prostředky pak půjdou do pokladny pro budoucí použití.