Was sind die Schritte für die Bargeldabstimmung?
Portokasse ist ein kleiner Geldbetrag, den ein Unternehmen für unwesentliche Ausgaben zur Verfügung hat. Bei der Kassenabstimmung werden die Einnahmen auf Kassenausgaben geprüft und die Gesamtsumme wieder dem ursprünglichen Kassenbetrag zugeordnet. Zu den Schritten gehört häufig das Überprüfen einzelner Anforderungen für geringfügiges Bargeld, das Analysieren von Belegen für ausgegebenes Geld, das Ausgleichen des Bargeldes, das Buchen der Journaleinträge und das Auffüllen des Geldes. Die Buchhaltungsabteilung kümmert sich normalerweise um diese Aufgaben, obwohl sich kleine Unternehmen möglicherweise auf Eigentümer oder eine Sekretärin verlassen.
Die meisten Unternehmen verlangen, dass Mitarbeiter ein kleines Dokument ausfüllen oder Kleingeld anfordern. Hierfür ist möglicherweise eine Genehmigung der Geschäftsführung erforderlich, damit das Unternehmen keine Gelder für nicht geschäftliche Zwecke ausgibt. Auf diese Weise können Buchhalter auch nachverfolgen, wer über Kleingeld verfügt, und diesen Personen nachgehen, um sicherzustellen, dass das Geld nicht vom Mitarbeiter gestohlen wird. Die Anforderung der Kassenabrechnung geht zusammen mit dem verbleibenden Bargeld und dem Kaufbeleg für die Kassenabstimmung auch an den Buchhalter zurück.
Die Buchhalter müssen die Belege sorgfältig analysieren, wenn sie die Kassenabstimmung durchführen. Auf diese Weise können Buchhalter feststellen, ob das Geld nicht ordnungsgemäß ausgegeben wurde oder ob die gekauften Waren vom Unternehmen nicht benötigt wurden. Der grundlegende Vorgang zum Abgleichen einzelner Belege besteht darin, die ursprüngliche Anforderung von Geldern mit dem verbleibenden Geld und Beleg abzugleichen. Nach Abschluss des Vorgangs stimmt der Buchhalter das gesamte Kleingeld ab.
Bei der Kassenabstimmung wird der Ausgangssaldo der Kassenkasse abgezogen und die Gesamtausgaben auf der Grundlage der zurückgegebenen Einnahmen abgezogen. Der Buchhalter kann dann das aktuell in der Box befindliche Bargeld addieren und mit der berechneten Zahl vergleichen. Stimmen die Zahlen überein, ist die Kassenabstimmung abgeschlossen. Bei Unterschieden muss der Buchhalter möglicherweise den Fehler feststellen und feststellen, ob das Bargeld höher oder niedriger als der berechnete Wert ist. Unternehmen sehen diese Unterschiede möglicherweise nicht als wesentlich an, was zu einer unvollständigen Abstimmung führt.
Sobald der Belegabgleich abgeschlossen ist, erstellt der Buchhalter einen Journaleintrag, um die Ausgaben in das Buchhaltungs-Ledger zu buchen. Große Organisationen können den Betrag auf ein Konto für verschiedene Ausgaben buchen. Kleine Unternehmen möchten diese Ausgaben möglicherweise aufteilen, damit sie keine großen sonstigen Ausgabenkonten haben. Sobald die Buchung abgeschlossen ist, reicht der Buchhalter einen Antrag auf Auffüllung des Portokassengeldes ein. Dies umfasst normalerweise das Senden einer Scheckanforderung an die Kreditorenabteilung, das Anfordern einer Autorisierung vom Eigentümer oder Manager und das Einlösen des Schecks bei der Bank des Unternehmens. Das Geld wird dann für die zukünftige Verwendung in die Kasse gesteckt.