Quali sono i passaggi per la riconciliazione di piccole quantità di denaro?
La piccola quantità di denaro è una piccola quantità di denaro che una società terrà a portata di mano per spese immateriali. La piccola riconciliazione in contanti è il processo di esaminare le entrate per le piccole spese in contanti e di adeguare il totale indietro all'importo in contanti originale. I passaggi spesso includono la revisione di singole richieste di denaro in piccola parte, l'analisi delle entrate per il denaro speso, il bilanciamento del denaro, la registrazione delle voci del diario e il reintegro del denaro. Il reparto contabilità in genere gestisce questi doveri, anche se le piccole aziende possono fare affidamento su proprietari o un segretario.
La maggior parte delle aziende richiede ai dipendenti di compilare un piccolo documento o una richiesta di denaro contante. Ciò potrebbe richiedere un'autorizzazione gestionale, in modo che la società eviti di distribuire denaro per scopi non commerciali. Questo aiuta anche i contabili a rintracciare chi ha piccoli fondi in contanti e dare seguito a queste persone per assicurarsi che il denaro non venga rubato dal dipendente. La piccola richiesta in contanti tornerà anche al commercialista insieme alla liquidità residua e alla ricevuta di acquisto per la riconciliazione di piccola liquidità.
I contabili devono analizzare attentamente le entrate quando passano attraverso la piccola riconciliazione in contanti. Ciò consente ai contabili di scoprire se il denaro è stato speso in modo improprio o se i beni acquistati non erano necessari alla società. Il processo di base per la riconciliazione delle singole entrate è quello di abbinare la richiesta iniziale di fondi al contante e alla ricevuta rimanenti. Una volta completato, il contabile riconcilierà quindi tutti i piccoli fondi in contanti.
La piccola riconciliazione in contanti comporta il prelievo del saldo iniziale della piccola cassa e la sottrazione delle spese totali in base alle entrate restituite. Il contabile può quindi sommare i contanti attualmente nella casella e confrontarli con la cifra calcolata. Se le cifre corrispondono, la piccola riconciliazione in contanti è completa. Le differenze possono richiedere al contabile di trovare l'errore e scoprire se il denaro è superiore o inferiore alla cifra calcolata. Le società potrebbero non vedere queste differenze come materiali, risultando in una riconciliazione incompleta.
Una volta completato il processo di abbinamento delle ricevute, il contabile creerà una registrazione prima nota per registrare le spese nel libro mastro contabile. Le grandi organizzazioni possono registrare l'importo in un conto spese diverso. Le piccole imprese potrebbero voler separare queste spese in modo da non avere grandi conti di spesa vari. Una volta pubblicato, il commercialista presenterà una richiesta di ricostituzione dei piccoli fondi in contanti. Ciò comporta in genere l'invio di una richiesta di assegno al reparto contabilità fornitori, la richiesta di autorizzazione da parte del proprietario o del gestore e l'incasso dell'assegno presso la banca della società. I fondi andranno quindi nella cassa per uso futuro.