Wat is de levenscyclus van records?
Een record levenscyclus schetst elke fase van een document, van creatie tot vernietiging. Het helpt bedrijven en instanties bij het plannen van opslag, bescherming, ophalen en vernietigen van informatie in verschillende stadia. Registreert systemen voor het beheer van de levenscyclus en beheert doorgaans een grote hoeveelheid informatie op een gemakkelijke en veilige manier.
Planning vindt meestal plaats voordat records lifecycle management processen worden geïmplementeerd. Door procedures in dagelijkse routines op te nemen, blijven records onder controle en veilig. Deze planning omvat gewoonlijk technieken voor verzameling, organisatie, onderhoud en verwijdering gedurende de hele levenscyclus van de administratie.
De definitie van records omvat foto's, afbeeldingen, kaarten, film en tapes, zowel audio als visueel. Een record staat gelijk aan alles dat kan worden gereproduceerd, meestal met behulp van andere apparatuur. Het definieert gegevens van binnen een organisatie of van externe bronnen, en een record kan als officieel of onofficieel worden beschouwd. Officiële gegevens geven meestal informatie aan met een bepaalde levensduur.
Officiële archieven omvatten financiële documenten van een openbaar agentschap, samen met alle andere informatie die door de wet is gedefinieerd als een openbaar register. Juridische informatie die voor de rechtbank kan worden gebruikt, kan ook vallen onder de classificatie van een officieel register dat moet worden bijgehouden. Wetten in veel rechtsgebieden vereisen tijdlijnen voor het bewaren van officiële registers, zoals gerechtelijke registers.
Records worden gemaakt op basis van e-mails, opgenomen telefoontjes, afgedrukte documenten en andere gegevens waaruit blijkt hoe beslissingen zijn geëvolueerd. Alles wat in de toekomst nuttig kan zijn voor een bedrijf of organisatie, wordt meestal bewaard volgens de levenscyclus van de administratie. Door de technologische vooruitgang slaan entiteiten vaak records elektronisch op om de noodzaak voor papieropslaggebieden te elimineren.
Informatie organiseren en de gebruiksfactoren ervan bepalen in het beheer van de levenscyclus van records. Een record moet worden gecatalogiseerd of gearchiveerd om gemakkelijk te kunnen worden opgehaald wanneer dit nodig is of wordt aangevraagd. Formulieren, correspondentie en dubbele kopieën worden meestal opgeslagen met behulp van een archiveringssysteem dat gemakkelijk te begrijpen en te navigeren is.
Deze records vereisen ook een onderhouds- en beschermingsplan, met name voor gegevens die waardevolle informatie vertegenwoordigen met een permanente levenscyclus van records. In veel regio's worden records met historische waarde gearchiveerd in overheidsrepository's. Voorbeelden van deze documenten zijn geboorte- en overlijdensregisters en presidentiële documenten.
Wanneer gegevens het einde van hun levenscyclus bereiken, is vernietiging toegestaan. Verwijdering kan geschikt zijn voor conceptdocumenten of materialen die worden gebruikt om officiële archieven op te stellen. Duplicaten kunnen ook worden vernietigd nadat het origineel in een of andere vorm is bewaard. Sommige bedrijven gebruiken onafhankelijke dienstverleners om de levensduur van een record te volgen.