Vad är rekordlivscykel?

En registrering av livscykeln beskriver varje fas i ett dokument, från skapelse till förstörelse. Det hjälper företag och byråer att planera för lagring, skydd, hämtning och förstöring av information i olika stadier. Registrerar livscykelhanteringssystem kontrollerar vanligtvis stora mängder information på ett bekvämt och säkert sätt.

Planering sker vanligt innan processer för livscykelhantering implementeras. Att införliva procedurer i dagliga rutiner håller register under kontroll och säkert. Denna planering inkluderar vanligtvis tekniker för insamling, organisation, underhåll och bortskaffande under hela livscykeln.

Definitionen av poster inkluderar foton, grafik, kartor, film och band, både ljud och visuellt. En post motsvarar allt som kan reproduceras, vanligtvis med hjälp av annan utrustning. Den definierar data inifrån en organisation eller från externa källor, och en post kan anses vara officiell eller inofficiell. Officiella register anger vanligtvis information med en viss livslängd.

Officiella register inkluderar finansiella dokument från en offentlig byrå, tillsammans med annan information som lagen definierar som en offentlig post. Rättslig information som kan användas i domstol kan också omfattas av klassificeringen av ett officiellt register som borde upprätthållas. Lagar i många jurisdiktioner kräver tidslinjer för bevarande av officiella register, till exempel domstolsposter.

Poster skapas från e-post, inspelade telefonsamtal, tryckta dokument och annan information som visar hur beslut utvecklades. Allt som kan vara användbart för ett företag eller en organisation i framtiden behålls vanligtvis enligt dess livscykel. Med tekniska framsteg lagrar enheter vanligtvis poster elektroniskt för att eliminera behovet av papperslagringsområden.

Organisera information och bestämma dess användningsfaktorer i register över livscykelhantering. En post ska katalogiseras eller arkiveras för enkel hämtning när det behövs eller begärs. Blanketter, korrespondens och kopior lagras vanligtvis med ett arkiveringssystem som är lätt att förstå och navigera.

Dessa poster kräver också en underhålls- och skyddsplan, särskilt för data som representerar värdefull information med en permanent livscykel för register. I många regioner arkiveras poster med historiskt värde i statliga förvar. Exempel på dessa dokument inkluderar födelse- och dödsregister och presidentdokument.

När data når slutet av sin livscykel är förstörelse tillåtet. Avfallshantering kan vara lämpligt för utkast till dokument eller material som används för att förbereda officiella register. Duplikat kan också förstöras efter att originalet har bevarats i någon form. Vissa företag använder oberoende tjänsteleverantörer för att spåra en rekords livslängd.