Vad är Records Life Cycle?

A registrerar livscykel beskriver varje fas i ett dokument, från skapelse till förstörelse. Det hjälper företag och byråer att planera för lagring, skydd, hämtning och förstörelse av information i olika stadier. Registrerar livscykelhanteringssystem kontrollerar vanligtvis stora mängder information på ett bekvämt och säkert sätt.

Planering sker vanligtvis innan register för livscykelhantering implementeras. Att införliva förfaranden i dagliga rutiner håller poster under kontroll och säkra. Denna planering inkluderar vanligtvis tekniker för insamling, organisation, underhåll och bortskaffande under hela postens livscykel.

Definitionen av poster innehåller foton, grafik, kartor, film och band, både ljud och visuella. En post motsvarar allt som kan reproduceras, vanligtvis med hjälp av annan utrustning. Den definierar data inifrån en organisation eller från externa källor, och en post kan anses vara officiell eller inofficiell. Officiella poster vanligtvis dEnera information med en utsedd livslängd.

officiella poster inkluderar ekonomiska dokument från en offentlig byrå, tillsammans med annan information som definieras i lagen som en offentlig post. Juridisk information som kan användas i domstolen kan också falla under klassificeringen av en officiell post som bör upprätthållas. Lagar i många jurisdiktioner kräver tidslinjer för bevarande av officiella register, till exempel domstolsposter.

poster skapas från e-postmeddelanden, inspelade telefonsamtal, tryckta dokument och annan information som visar hur beslut utvecklades. Allt som kan vara användbart för ett företag eller organisation i framtiden behålls vanligtvis enligt dess register livscykel. Med tekniska framsteg lagrar enheter vanligtvis register elektroniskt för att eliminera behovet av papperslagringsområden.

organisera information och bestämma dess användningsfaktorer i register Livscykel Management. En post bör katalogiseras eller arkiveras för enkel återhämtning när den behövs eller begärs. Formulär, korrespondens och duplicerade kopior lagras vanligtvis med ett arkiveringssystem som är lätt att förstå och navigera.

Dessa poster kräver också en underhålls- och skyddsplan, särskilt för data som representerar värdefull information med en permanent register livscykel. I många regioner arkiveras register med historiskt värde i regeringens förvar. Exempel på dessa dokument inkluderar födelse- och dödsregister och presidentdokument.

När data når slutet av sin livscykel är förstörelse tillåtet. Avyttring kan vara lämpligt för utkast till dokument eller material som används för att förbereda officiella poster. Duplikat kan också förstöras efter att originalet har bevarats i någon form. Vissa företag använder oberoende tjänsteleverantörer för att spåra en skivans livslängd.